Todoist GTD نصائح لزيادة إنتاجيتك


سواء كنت خبيرًا متمرسًا في Getting Things Done GTD ، أو كنت قد بدأت للتو في التعرف على عملية GTD ، فإن تودويست هو أفضل تطبيق لقائمة المهام لدعم GTD الخاص بك سير العمل.

لماذا هذا؟ هناك الكثير من الأسباب التي تتعلق بميزاتها وتخطيطها وحقيقة أن الوظيفة الافتراضية تدعم بشكل طبيعي بنية GTD التي ستنشئها بداخلها.

حتى لو لم تسمع عن GTD من قبل ، فإن ما يلي سيتضمن نصائح أساسية حول GTD من أجل لتبدأ ، وكيف يمكنك استخدام Todoist للقيام بذلك.

ملاحظة: تم بناء الإصدار الدقيق من GTD المستخدم في هذه المقالة على المبادئ التي وضعها Carl Pullein و له صفك على الإنترنت في Digital Life 3.0 (وأنا أوصي به بشدة). تقدم هذه المقالة فقط كيفية استخدام Todoist كجزء من هذا النظام. هناك العديد من التفاصيل التي ليس لدينا مساحة لتضمينها في هذه المقالة.

ما هو إنجاز الأشياء (GTD)؟

لقد كانت مبادئ إنجاز الأشياء موجودة منذ فترة. لا توجد أدوات أو تطبيقات محددة يتعين عليك استخدامها ، ولكن المبادئ الأساسية الأساسية حول أي نهج هي نفسها بشكل أساسي.

تساعد فكرة إنهاء الأشياء على عقلك في إفراغ عقلك من كل شيء يسبح فيه طوال اليوم. هذا يحرر عقلك للتركيز حقًا على المهمة التي أمامك ، بدلاً من تشتيت انتباهك باستمرار.

إنه يعمل من خلال إعطائك سلسلة من الخطوات التي تعمل عليها كل أسبوع لتظل منظمًا. تتضمن هذه الخطوات:

  • التقاطكل فكرة أو مهمة أو عنصر عمل أو موعد يأتي. يمكن أن تكون في منتصف الاجتماع ويعطيك رئيسك عنصر عمل. قد تكون تمشي في الحديقة وتحصل على فكرة رائعة عن كتاب تريد كتابته. لا يهم متى أو أين أو كيف - كلما فكرت في شيء ما عليك فعله ، ستسجله في "البريد الوارد".
  • توضيحتلك الأفكار من خلال تقسيم المهام إلى مهام ، وتعيين أولوية لها ، ومنحها تاريخ استحقاق إذا كنت مستعدًا للعمل عليها قريبًا.
  • تنظيمالمهام من خلال وضعها في دلو ستحصل عليه في النهاية ، بناءً على الأولوية. إذا كنت تخطط للعمل على المهمة قريبًا ، فستضيفها أيضًا إلى التقويم الخاص بك (ويمكن أن يساعدك Todoist في أتمتة ذلك).
  • مراجعةكل "مجموعة" ونقل كل تلك الأفكار المنظمة إلى أعلى السلم حتى يتم إدخال الأفكار الأكثر إلحاحًا في تقويمك ووقت تركيزك.
  • جذبانتباهك الكامل إلى تلك المهام التي جعلتها في النهاية أمامك ، في الأوقات التي حددتها.
  • لا يساعدك GTD في زيادة إنتاجيتك وتنظيمك فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في الوصول إلى علبة الوارد صفر (لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد) ، لأنك سترسل لا تماطل أبدا على رسائلك الإلكترونية الواردة. سوف تقوم بمعالجة كل شيء على الفور باستخدام نظام إنهاء الأشياء أعلاه.

    كيفية بناء بنية Todoist GTD

    الآن بعد أن تعرفت على المبادئ الأساسية لـ GTD ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيف يمكن أن يساعدك Todoist.

    أول شيء تفعله ما عليك هو إنشاء بنية مشاريع رئيسية جديدة في Todoist تحتوي على كل المجموعات لتنظيم مهامك الواردة المتنوعة.

    تتضمن هذه المجموعات (المجلدات الرئيسية) ما يلي:

    • البريد الوارد: هذا هو المكان الذي تدخل فيه كل تلك الأفكار الواردة. عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا يتطلب إجراءً ما ، ستضع الإجراء هنا وأرشفة البريد الإلكتروني على الفور. إذا تلقيت عنصر عمل في اجتماع ، فستضع عنصر العمل هذا هنا. أي شيء تحتاج إلى التصرف فيه ينتقل مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.
    • ملاحظة: يحتوي Todoist على قسم البريد الوارد الافتراضي ، لذلك لن تضطر إلى إنشاء هذا واحد يدويًا.

      مجلدات المشروع القليلة التالية التي ستنشئها هي المكان الذي ستنقل إليه العناصر أثناء جلسات التوضيح والتنظيم اليومية في نهاية اليوم. وتشمل هذه:

      • هذا الأسبوع: العناصر التي تريد العمل عليها فورًا ، خلال الأسبوع الحالي ، ستدخل في هذا المشروع. عندما تضعها هنا ، ستحدد أيضًا تاريخ استحقاق. إذا قمت بدمج Todoist مع التقويم الخاص بك ، فسيقوم Todoist تلقائيًا بإضافته إلى التقويم الخاص بك.
        • الأسبوع القادم: العناصر التي تريدها من صندوق الوارد الخاص بك للقيام بها قريبًا ، ولكن ليس من المستعجل أن تقوم بإنجازها هذا الأسبوع ، وسوف تدخل في مشروع الأسبوع القادم. ليس هناك تاريخ استحقاق مطلوب.
          • هذا الشهر: العناصر التي تريد تنفيذها قريبًا ، ولكن يمكنك الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين ستدخل في هذا المشروع . لا تقم بإرفاق تاريخ استحقاق هنا أيضًا.
            • الشهر القادم: المهام التي تريد القيام بها في النهاية ولكنك تعلم أنه يمكن أن تنتظر بعض الوقت اذهب إلى مجلد الشهر القادم بدون تاريخ استحقاق.
            • هناك مشروعان آخران ستحتاج إلى إنشائهما لمهام خاصة.

              • مجالات التركيز المتكررة: هذه هي الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بانتظام فيما يتعلق بالأهداف التي تهمك ، مثل حضور فصل عبر الإنترنت كل شهر.
                • الإجراءات الروتينية: هذه مهام قد لا تكون مرتبطة بأهدافك ، ولكن عليك القيام بها كل أسبوع ، مثل التمارين أو اجتماعات النادي.
                • إنشاء مهام متكررة

                  يجب أن يكون لديك بالتأكيد مجموعة من الأشياء التي عليك القيام بها كل يوم أو كل أسبوع. أخرج هذه الأشياء من عقلك عن طريق إضافتها إلى مشروع مجالات التركيز المتكررة(إذا كانت مرتبطة بأهداف مهمة بالنسبة لك).

                  يُوصى أيضًا بأن تضمين مجالات التركيز المتكررة كمشروع فرعي لهذا الأسبوع.

                  أي مهام متكررة هي مجرد جزء من حياتك ولكنها لا تحقق أهداف حياتك حقًا ، فأضفها إلى مشروع الإجراءات الروتينية.

                  تذكر إضافة تواريخ استحقاق لجميع هذه وتمييزها على أنها متكررة. بهذه الطريقة ستظهر تلقائيًا في قسمي اليومو القادمفي تودويست دون الحاجة إلى فعل أي شيء.

                  استخدام صندوق الوارد

                  خلال الأسبوع ، عندما تظهر مشكلات جديدة يتعين عليك التعامل معها ، ما عليك سوى إلقائها في صندوق بريد Todoist الخاص بك.

                  بهذه الطريقة ، تتجنب التشتت وتعلم أنك لن تنسى التعامل مع هذه المهام لاحقًا عندما يكون لديك الوقت.

                  كل أسبوع في نفس الوقت ، ستخصص حوالي 20 إلى 30 دقيقة لمعالجة بريدك الوارد . خلال هذا الوقت ، ما عليك سوى العمل من خلال واحد تلو الآخر وتحديد مدى أهمية القيام بهذه المهمة وضمن أي إطار زمني.

                  على سبيل المثال ، أعلم أنني أريد إصلاح المجموعة في النهاية ، لكنها لا تزال الشتاء. لذلك ، سوف أنقل هذه المهمة إلى طويل الأجل / معلق.

                  بعد ذلك ، أعرف أنني بحاجة إلى إجراء فحص طبي سنوي ، لكنني مشغول هذا الشهر ولن يهم حقًا إذا انتظرت حتى الشهر المقبل لتحديد موعده. لذلك ، سأنتقل إلى مشروع الشهر القادم.

                  أخيرًا ، أعلم أنني أريد الحصول على مقالة Online-Tech-Tips.com مكتملة هذا الأسبوع. لذلك قمت بتعيين يوم ووقت خلال الأسبوع لأريد إنجازه.

                  بعد ذلك ، انقل هذه المهمة إلى مشروع هذا الأسبوع.

                  تمكنت من معالجة هذه العناصر الثلاثة التي أضفتها إلى صندوق الوارد الخاص بي خلال اليوم في حوالي خمس دقائق.

                  أعرف أنني فزت لن ننساهم لأنهم الآن في نظام ToDoist GTD المنظم الخاص بي. تم تعيين كل شيء للأسبوع ولست مضطرًا حقًا للتفكير في أي شيء باستثناء العمل الجاد في كل مهمة عندما تأتي حتى في التقويم الخاص بي.

                  إدارة هذا الأسبوع

                  مع وصولك إلى نهاية كل أسبوع ، ستلاحظ أن مشروعك هذا الأسبوع سوف يفرغ في النهاية من العناصر النشطة.

                  قم بإعداد وقت كل أسبوع (عادةً نهاية يوم الجمعة ، أو في بعض الوقت في عطلة نهاية الأسبوع) ، لنقل المهام من مشروع الأسبوع القادمإلى مشروع هذا الأسبوع. قم بتعيين تواريخ الاستحقاق عند القيام بذلك.

                  كرر هذا للعناصر الموجودة في مجلدات هذا الشهر والشهر التالي والمجلدات طويلة الأجل / قيد الانتظار.

                  تذكر: ليس عليك نقل العنصر إذا كان لا يزال غير ملح. يمكنك أيضًا حذف المهام التي قررت ألا تهمك بعد الآن.

                  تذكر أن تظل مركّزًا

                  إليك أهم مبدأ يجمع كل هذا معًا ويجعل نظام إنهاء الأشياء (GTD) يعمل.

                  لأنك تقضي فترات زمنية صغيرة فقط كل الأفكار والمهام التي تم إلقاؤها في علبة الوارد الخاصة بك ، يتبقى لك الوقت المتبقي الذي حددته في التقويم الخاص بك لإنجاز العمل فعليًا.

                  وهذا يعني استخدام "اليوم" و "القادم" فقط مناطق في تودويست أثناء يومك (جنبًا إلى جنب مع التقويم الخاص بك) والعمل خلال يومك لإنهاء تلك المهام وشطبها.

                  أنت تعلم أنك قمت فقط بتعيين المهام التي يمكنك إنجازها في يوم واحد ، لأن Todoist أضافها تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك. إذا كان يومك ممتلئًا ، فلا يمكنك تعيين المزيد. عندما يمتلئ أسبوعك ، لا يمكنك نقل أي شيء آخر إلى مشروع هذا الأسبوع.

                  تعمل GTD لأنها تزيل الفوضى من رأسك إلى "النظام". إنه يحرر أفكارك حتى تتمكن من تركيز عقلك على المهمة التي بين يديك - وإنجاز المهام.

                  Related posts:


                  27.02.2021