الاجتماعات جزء مهم من عملية عمل كل شركة. أنها توفر فرصة لإثارة ومناقشة القضايا وحل المشاكل الداخلية. ومع ذلك ، في بعض الأحيان قد تبدو الاجتماعات مضيعة للوقت. لا سيما عندما يواصلون تشغيله دون أي اتجاه أو غرض عام.
سواء كنت عقد اجتماع عبر الإنترنت أو كنت تجمع شخصًا في الواقع ، فهناك عدد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على توفير الوقت وجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة. إحدى هذه الأدوات هي قالب محضر اجتماع جاهز للتحميل (أو الطباعة). سيساعدك ذلك على إبقاء الجميع على نفس الصفحة مع ما حدث في الاجتماع الأخير والمكان الذي تركت فيه الأمور.
لا تخافوا للتطوع لأخذ دقائق في الاجتماع القادم لشركتك. حتى لو لم تقم بذلك من قبل. إنها ليست أسهل المهام ، لكنك ستعمل بشكل جيد إذا اخترت قالب محضر الاجتماع الصحيح مسبقًا.
العثور على قوالب محاضر الاجتماعات لمستندات Google
مستندات جوجل هي منصة رائعة لـ العثور على قوالب لأي أغراض. للعثور على قوالب محاضر الاجتماعات ، ستحتاج إلى تسجيل الدخول إلى حساب مُحرر مستندات Google والانتقال إلى معرض النماذج.
من 1 إلى 3. قوالب ملاحظات اجتماع مستندات Google
ضمن قسم العملستجد بعض القوالب المختلفة. جميع النماذج الثلاثة التي تحتاجها تحمل عنوان ملاحظات الاجتماع. ومع ذلك ، عند فتحها ، سترى أنها أكثر ملاءمة لأخذ دقائق بدلاً من ملاحظات الاجتماع الشخصية.
جميع النماذج الثلاثة هي بالأحرى متشابهة ، مع أقسام مثل حاضري الاجتماع وجدول الأعمال وعناصر الإجراء ومساحة للملاحظات الإضافية. الفرق الرئيسي بين الثلاثة هو التصميم. اختر نظام الألوان والأناقة التي تعجبك وستعد جميعها.
البحث عن قوالب لبرنامج Microsoft Word
بالنسبة لأولئك الذين prefer using Word over مستندات جوجل لتدوين الملاحظات ، ألق نظرة على قوالب Microsoft Word. يمكنك العثور عليها داخل التطبيق.
عند فتح ملف جديد المستند ، اكتب محضر الاجتماعفي شريط البحث لتحديد موقعهم. بناءً على إصدار Word الذي تستخدمه ، ستحصل على مجموعة مختلفة من الخيارات.
4. محضر اجتماع أنيق
ربما يكون القالب محاضر اجتماعات أنيقةهو أكثرها متعددة الأغراض. يأتي في جدول أنيق به العديد من الأقسام المختلفة لإضافة تفاصيل ومعلومات إضافية حول اجتماعك. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يضيف القليل من الألوان إليها.
<القوي>5. محضر اجتماع رسمي
هناك خيار آخر هو قالب يسمى محاضر الاجتماعات الرسمية. يأتي مع مجموعة مماثلة من المقاطع ومساحة لإضافة ملاحظات إضافية حول الاجتماع.
<القوي>6. محاضر الاجتماعات غير الرسمية
يقدم Word أيضًا قالبًا يسمى محاضر الاجتماعات غير الرسمية. كما يشير الاسم ، فإنه يتميز بأسلوب غير رسمي أكثر ملاءمة للفرق والاجتماعات الأصغر.
بين هذه النماذج الثلاثة التي يمكن أن يختار الشخص الذي يبدو أفضل لك بينما يتوافق أيضًا مع أهدافك.
<القوي>7. محاضر الاجتماعات الأساسية
يمكنك أيضًا العثور على قوالب لبرنامج Word في مواقع الجهات الخارجية. على سبيل المثال ، قم بتنزيل أحد القوالب المجانية الرئيسية من Vertex42. الأول هو الخيار الأساسي (على الجانب الأيسر في الصورة أدناه) مع بضعة أقسام فقط. ربما أفضل لاجتماعات فريق صغير.
8. محضر اجتماع مفصل
يوفر Vertex42 أيضًا قالب محضر اجتماع مفصل. يأتي مع مزيد من الشرائح لملء مثل اسم الشخص الذي يتصل بالاجتماع أو ناظر الوقت أو نوع الاجتماع وما إلى ذلك.
البحث عن قوالب لبرنامج Microsoft Word عبر الإنترنت
إذا كنت تفضل باستخدام الإصدار المجاني من Microsoft Word Online ، ستجد المزيد من قوالب دقائق الاجتماع متاح على الموقع.
ستجدها ضمن الدقائقعند التصفح من خلال قسم النماذج.
<القوي>9. محضر الاجتماعات الكلاسيكية
نوصي باستخدام قالب محاضر الاجتماعات الكلاسيكية. تحتوي على كل التفاصيل الممكنة تقريبًا ، لذلك لن يتعين عليك إضافة أي شيء يدويًا. فقط قم بتنزيله وقم بملء المعلومات كما يذهب اجتماعك.
ومع ذلك ، فإنه بالتأكيد أكثر مناسب للاجتماعات الرسمية والرسمية ، لأنه يحتوي أيضًا على مكان لقيام سكرتير الاجتماع بتوقيع محاضرتك.
على 10. ملاحظات الاجتماع
في حال كنت تبحث عن شيء أكثر أساسية أو غير رسمية ، اذهب إلى خيار نظافة بعنوان "ملاحظات الاجتماع".
على 11. محضر اجتماع الشريط المزدوج
لأنه عندما تتعب من البساطة والبساطة ، يقدم الموقع بضعة قوالب مختلفة تبدو أكثر إبداعًا مع الألوان والأناقة. واحدة من أكثر المظهر الإبداعي هو قالب محضر اجتماع مزدوج الشريط. حتى أن هناك فتحة خاصة لإضافة شعار شركتك.
هذه القوالب أكثر قابلية للتخصيص ، ولكن ربما لا يكون ذلك مفيدًا عندما ترغب فقط في تنزيل نموذج جاهز لملء البيانات أثناء التنقل.
البحث عن قوالب لـ Microsoft OneNote
إذا كنت تستخدم Microsoft OneNote ، يمكنك استخدام قوالب محاضر الاجتماعات التي يقدمها التطبيق. يمكنك اختيار الخيار الذي يناسب أهدافك بشكل أفضل ، أو الخيار الذي يتميز بتصميم أكثر جاذبية.
للعثور على هذه القوالب ، انقر على إدراجفي قائمة التنقل العلوية اليمنى . ثم اختر قوالب الصفحةعلى الجانب الأيمن.
على 12. ملاحظات الاجتماع غير الرسمية
ما لم تكن تبحث عن القالب الأساسي المطلق مع الحد الأدنى من المقاطع (ملاحظات الاجتماع البسيطة 1 و 2) ، تحقق من القالب المسمى ملاحظات الاجتماع غير الرسمية. إنه بسيط ومباشر إلى حد ما ، ولكنه يحتوي على جميع الأقسام اللازمة لعقد اجتماع داخل فريق صغير أو متوسط الحجم.
13. ملاحظات الاجتماع الرسمية
إذا كنت تعمل في شركة أكبر ، فاختر ملاحظات الاجتماع الرسمية بدلاً من ذلك.
تتضمن الأقسام المضافة هنا الإعلانات وعناصر الإجراءات وتفاصيل الاجتماع الأخرى.
تحتوي ملاحظات الاجتماع الرسمية أيضًا على أقسام يمكنك من خلالها تلخيص افتتاح واختتام الاجتماع والمشاكل المعلقة والموافقات. جعل هذا القالب أكثر ملاءمة للاجتماعات الرسمية العليا.
البحث عن قوالب لـ Evernote
ربما كنت تستخدم Evernote كتطبيق لإدارة المهام بالفعل. لكنها أيضًا رائعة لتدوين الملاحظات والتقاط الدقائق. وهو يأتي مع قوالب دقائق الاجتماع الخاصة به.
على 14. اجتماع جدول قياسي
بخلاف OneNote ، لا يتم تضمين القوالب هنا وستحتاج إلى تنزيلها من موقع دعم Evernote. يسمى القالب الأول الذي يستحق اهتمامك بـ Standard Meeting Standard.
يعد هذا الإصدار رائعًا في كلتا الحالتين وإعداد جدول أعمال اجتماعك في المستقبل.
القالب القياسي كبير جدًا أساسي ويتضمن فقط الأقسام الثلاثة لجدول الأعمال والملاحظات وعناصر الإجراء. مناسب لعقد اجتماع سريع أو اجتماع لفريق صغير.
15. جدول أعمال الاجتماع موسع
جدول أعمال الاجتماع الموسع أكثر تفصيلاً. إنه يأتي مع جميع الأقسام التي تحتاجها لالتقاط محاضر الاجتماعات ، بما في ذلك تفاصيل الاجتماع والغرض والنتيجة ، وكذلك عناصر جدول الأعمال. كلا القوالب لها نظرة نظيفة وسهلة التخصيص.
خذ اجتماعاتك إلى المستوى التالي
بغض النظر عن تطبيق تدوين الملاحظات الذي تستخدمه ، تأتي جميعها مع عدد من القوالب المفيدة التي يمكنها تساعدك على توفير الوقت وجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة.
في حالة تعذر العثور على القالب الذي تريده داخل التطبيق ، فهناك دائمًا العديد من خيارات الطرف الثالث التي يمكنك الاختيار من بينها.