لم يتغير التواصل عبر البريد الإلكتروني كثيرًا خلال العقدين الماضيين منذ أن أصبح رائجًا. معظم اللغات التي نستخدمها اليوم هي نفسها. لقد اقترضنا العديد من المصطلحات المرتبطة برسائل البريد الإلكتروني من الأيام التي كنا نتواصل فيها باستخدام البريد الورقي. CC و BCC أمثلة مثالية. ماذا يعني ذلك كله؟
ستناقش هذه المقالة مصطلحات البريد الإلكتروني وتساعدك على فهم العديد من ميزات البريد الإلكتروني التي تواجهها.
ماذا يعني CC؟
يرمز CC إلى Carbon Copy. عندما تكتب عنوان شخص ما في هذا الحقل ، سترسل نسخة من بريدك الإلكتروني إليه. ينطبق هذا على أي تقنية البريد الإلكتروني قد تستخدمه.
يأتي المصطلح من الأيام التي كان فيها التواصل عبر الورق شائعًا للغاية. عمل الجميع نسخًا من المستندات عن طريق وضع ورقة من ورق الكربون بين ورقتين من الورق العادي. عندما ضغط القلم على الورقة العلوية ، تم نقل الكتابة إلى الورقة السفلية بفضل ورق الكربون. سمح هذا للأشخاص بعمل نسخ وإرسالها بسرعة.
ربما لم تعد النسخ الكربونية للبريد الإلكتروني تشتمل على ورق كربون ، لكن المبدأ هو نفسه. تقوم بإرسال نسخ من بريدك الإلكتروني إلى أشخاص آخرين. لذلك عندما يخبرك شخص ما بإرسال نسخة منه إليه ، فإنه يريد نسخة من البريد الإلكتروني الذي ترسله إلى المستلم. على سبيل المثال ، إذا كنت تتواصل مع عميل ، فقد ترغب في إرسال نسخة إلى مديرك.
ماذا يعني BCC؟
BCC تعني نسخة كربونية عمياءويعمل مثل CC ، مع اختلاف رئيسي واحد. عند إرسال نسخة إلى شخص ما ، سيرى مستلمو بريدك الإلكتروني من تلقى البريد الإلكتروني أيضًا. سيتمكن كل من الشخص (الأشخاص) في الحقل "إلى" وحقل "نسخة إلى" من رؤية عناوين بعضهم البعض. يضيف BCC طبقة من السرية. يمكن فقط للمرسل رؤية القائمة ، ولن يرى مستلم نسخة مخفية الوجهة عنوان بريده الإلكتروني إلا في حقل نسخة مخفية الوجهة حتى إذا أضاف المرسل أكثر من شخص واحد إلى تلك القائمة.
عندما تكون الخصوصية مطلوبة ، استخدم حقل BCC. على سبيل المثال ، إذا كنت تجري محادثة عبر البريد الإلكتروني مع أحد العملاء وتحتاج إلى وضع علامة على مديرك ، فيجب عليك إرسال نسخة كربونية غير مرئية. لا يوجد سبب يدفع عميلك إلى معرفة أن شخصًا آخر لا يزال على اطلاع.
آداب البريد الإلكتروني
الآن بعد أن عرفت ما تعنيه CC و BCC ، ربما تتساءل عن سبب إرسال CC بدلاً من مجرد إضافة الجميع في الحقل "إلى". كما ذكرنا سابقًا ، يمكن للجميع رؤية من تمت إضافته إلى قائمة CC. من الناحية الفنية ، لا يختلف CC عن حقل "إلى" الرئيسي. فلماذا نستخدمها؟
الجواب بسيط: الإتيكيت. قسم "إلى" محجوز للمستلم (المستلمين) الرئيسيين. هم الأشخاص المعنيون مباشرة بموضوع البريد الإلكتروني الذي ترسله. يجب عليك استخدام حقل "نسخة إلى" لإرسال نسخة من هذا البريد الإلكتروني إلى الأطراف الأخرى التي قد تكون مهتمة بالمعلومات الآن أو في المستقبل.
يعد CC مفيدًا عندما تريد أن يحصل شخص آخر على نسخة من البريد الإلكتروني في حال احتاجه.
يجب استخدام نسخة مخفية الوجهة لإبقاء المستلم الرئيسي غير مدرك لها من آخر يتلقى نسخة من البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، من المفيد أيضًا إرسال قائمة طويلة من الأشخاص بالبريد الإلكتروني. ليست هناك حاجة لأن يرى جميع المعنيين عشرات عناوين البريد الإلكتروني المرفقة ببريدهم الإلكتروني. تذكر أن متلقي BCC يمكنه فقط رؤية عنوانه في حقل BCC. يظل الآخرون مخفيين.
ومع ذلك ، لا شيء من هذا مكتوب على الحجر. لايوجد هناك قوانين ثابتة. قد يختار العديد من الأشخاص والشركات استخدام حقول البريد الإلكتروني هذه بشكل مختلف.
شروط البريد الإلكتروني المهمة الأخرى التي يجب أن تعرفها
يمكنك القيام بالعديد من الأشياء باستخدام بريد إلكتروني ، مثل الشحن و إنشاء مجموعات بريد إلكتروني ، ولكن عليك أولاً فهم المصطلحات لفتح كل هذه الميزات الرائعة. دعنا نستكشف اللغة أكثر قليلاً.
الموضوع
يُستخدم حقل "الموضوع" لإخبار المستلم عن موضوع البريد الإلكتروني. لخص المعلومات في بضع كلمات. سيساعدك هذا أيضًا في العثور على البريد الإلكتروني لاحقًا بحلول الفرز حسب الموضوع.
الرد على الكل
عادةً ما ترد على المرسل بالضغط على الزر رد. يؤدي هذا أيضًا إلى حفظ البريد الإلكتروني الأصلي وخيط المناقشة بأكمله في الأعلى للحفاظ على المعلومات في متناول يدك.
ومع ذلك ، لديك أيضًا خيار الرد على الكل. استخدم هذه الميزة عندما تكون جزءًا من قائمة CC لإرسال ردك إلى جميع المعنيين.
إعادة توجيه
هل قال لك أحد "إعادة توجيهي" ولم تكن متأكدًا مما يعنيه ذلك؟ يشير هذا المصطلح إلى الزر إعادة توجيه. تتيح لك هذه الميزة تحديد أي بريد إلكتروني تلقيته وإرساله إلى شخص آخر غير المرسل الأصلي. يوفر لك الكثير من الوقت.
البريد العشوائي
يشير البريد الإلكتروني العشوائي إلى البريد غير المهم. إنه محتوى غير مرغوب فيه أرسله شخص ما وآلاف آخرين يمثلون جزءًا من قائمة بريد إلكتروني. تحتوي كل خدمة بريد إلكتروني ، مثل Gmail أو Outlook ، على مجلد بريد عشوائي مخصص لها. ومع ذلك ، لا ينتهي الأمر دائمًا بالبريد العشوائي تلقائيًا. في بعض الحالات ، تحتاج إلى بقعة رسائل البريد الإلكتروني العشوائية وحذفها يدويًا.
قائمة الحظر
عند الحديث عن البريد العشوائي ، هذا هو المكان الذي قائمة الحظر تأتي في متناول يدي. كانت تُعرف سابقًا باسم القائمة السوداء ، وهي مجرد قائمة بالعناوين المحظورة بشكل دائم. يُعرف بعض المرسلين باسم مرسلي الرسائل غير المرغوب فيها ، لذا فإن مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك سيرسلهم تلقائيًا إلى قائمة الحظر ، ولكن في بعض الأحيان تحتاج إلى منع العناوين بنفسك.
نأمل أن نتمكن من توضيح الأمور ، و أنت الآن أفضل بكثير وتقوم بإرسال وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. فقط تأكد من عدم خلط CC و BCC عندما يتطلب الموقف استخدام أحدهما أو الآخر.