كيفية جدولة اجتماع في مايكروسوفت أوتلوك

سواء كنت جديدًا في استخدام Microsoft Outlook أو في مكان الاجتماع، يمكنك جدولة الاجتماعات في دقائق معدودة فقط. حدد المشاركين أو أضفهم، وتتبع الحاضرين، وقم بإجراء التغييرات قبل تاريخ الاجتماع.

بالنسبة لمؤتمرك التالي أو البداية أو التحديث، إليك كيفية جدولة اجتماع في Outlook.

كيفية جدولة اجتماع في Outlook

عندما تريد جدولة اجتماع باستخدام Microsoft Outlook، فلديك عدة طرق مختلفة لعرض نافذة الحدث الجديدة. افتح Outlook وتوجه إلى المكان أدناه.

من البريد الوارد في Outlook

عند عرض البريد الوارد، انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية، وافتح القائمة المنسدلة عناصر جديدة، واختر اجتماع. يمكنك أيضًا استخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+ Shift+ Q.

هل تريد إنشاء اجتماع من بريد إلكتروني محدد في Outlook؟ حدد زر إجراءات أخرى(ثلاث نقاط) في الرسالة واختر اجتماع.

بدلاً من ذلك، حدد البريد الإلكتروني، وانتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية، واختر الرد على الاجتماعفي الشريط أو استخدم Ctrl+ >Alt+ R.

من تقويم Outlook الخاص بك

إذا كنت تعرض تقويم Outlook الخاص بك، فانتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسيةوحدد اجتماع جديدفي الشريط. يمكنك أيضًا استخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+ Shift+ Q.

بدلاً من ذلك، اختر التاريخ الذي تريد استخدامه وانقر بزر الماوس الأيمن على الوقت. حدد طلب اجتماع جديدأو اجتماع متكرر جديدحسب تفضيلاتك.

ملاحظة: إذا نقرت نقرًا مزدوجًا فوق الوقت في طريقة عرض التقويم، فسيؤدي ذلك إلى إنشاء موعد بدلاً من اجتماع بشكل افتراضي.

أدخل تفاصيل الاجتماع

بمجرد فتح نافذة الاجتماع الجديدة باستخدام إحدى الطرق المذكورة أعلاه، يمكنك إضافة التفاصيل بأي ترتيب.

أدخل العنوان، وحدد أوقات بدء الاجتماع وانتهائه واختر المنطقة الزمنية بشكل اختياري، أو حدد المربع الخاص باجتماع طوال اليوم. يمكنك أيضًا إدخال موقع أو رابط لاجتماع عبر الإنترنت، أو استخدام أزرار الموقعأو الباحث عن الغرفةإذا كان لديك هذه الأنواع من العناصر المحفوظة.

يمكنك أيضًا تكرار الاجتماع، وهو أمر مفيد للاجتماعات التي تخطط لعقدها بشكل منتظم. حدد جعل متكرر(ما لم تختر اجتماعًا متكررًا جديدًا أعلاه)..

بعد ذلك، اختر أوقات البدء والانتهاء، ونمط التكرار، ونطاق التكرار. اختر موافقعند الانتهاء لعرض هذه المعلومات في نافذة الاجتماع.

إذا كنت تريد إرفاق ملف ، أو إدراج صورة، أو جدولة اجتماع Microsoft Teams ، أو رسم رسم توضيحي، فاستخدم علامات التبويب الإضافية وخيارات الشريط في الأعلى.

كيفية إضافة الحضور

كما هو الحال عند إنشاء الاجتماع في Outlook، لديك أكثر من طريقة لإضافة الحضور. يمكنك تضمين المشاركين في أي وقت أثناء إعداد الاجتماع. لدعوة الحضور بعد جدولة الاجتماع، توجه إلى القسم التالي.

أدخل الحاضرين في الاجتماع

يمكنك إضافة الحاضرين بسرعة إلى اجتماعك عن طريق إدخال أسمائهم أو عناوين بريدهم الإلكتروني بجوار مطلوب(أولئك الذين يجب عليهم الحضور) أو اختياري(أولئك الذين يمكنهم الحضور) في أعلى النافذة.

لإضافة مشاركين من دفتر عناوين Outlook الخاص بك، حدد الزر مطلوبأو اختياري.

<البداية = "2">

في النافذة المنبثقة، اختر دفتر العناوينفي الجزء العلوي إذا كان لديك أكثر من واحد. بعد ذلك، حدد جهة اتصال واستخدم الزر مطلوبأو الزر اختياريفي الأسفل لإضافتها إلى الاجتماع.

اختر موافق،وسترى جهات الاتصال المضافة إلى طلب الاجتماع الخاص بك.

استخدم مساعد الجدولة

هناك طريقة أخرى لإضافة الحاضرين في الاجتماع وهي استخدام مساعد الجدولة. هذه الميزة متاحة لمستخدمي حسابات مايكروسوفت 365 وExchange.

انتقل إلى علامة التبويب مساعد الجدولةوقم بأحد الإجراءات التالية:

أدخل الأسماء أو عناوين البريد الإلكتروني أدناه جميع الحاضرينعلى اليمين. ستلاحظ أقسامًا لـ الحاضر المطلوبوالحاضر الاختياري، لذا تأكد من إدخال الاسم (الأسماء) في المنطقة (المناطق) الصحيحة.

حدد إضافة حضورفي الشريط لاختيار مشاركين من دفتر العناوين الخاص بك.

عند الانتهاء من استخدام مساعد الجدولة، حدد علامة التبويب الاجتماعللعودة إلى إعداد الاجتماع.

كيفية تتبع الحضور

لمعرفة من قبل أو رفض أو قد ينضم (مؤقتًا) أو لم يستجب لطلب اجتماعك، توجه إلى التقويم في Outlook..

انقر نقرًا مزدوجًا على الاجتماع لفتحه وانتقل إلى علامة التبويب التتبع. سترى كل مدعو، إذا كان مطلوبًا أو اختياريًا، واستجابتهم لدعوة الاجتماع الخاص بك على اليمين.

كيفية تحرير الاجتماعات الموجودة

تظهر أشياء طوال الوقت قد تتطلب منك تغيير اجتماع قمت بجدولته. على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة الحاضرين أو إزالتهم، أو تغيير التاريخ أو الوقت، أو تضمين ملف.

حدد رمز التقويمفي شريط التنقل الأيمن وانقر نقرًا مزدوجًا على الاجتماع في تقويمك لفتحه.

<البداية = "2">

يمكنك إضافة الحضور كما هو موضح أعلاه عن طريق إدخال أسمائهم أو عنوان بريدهم الإلكتروني، باستخدام الزر مطلوب أو اختياري، أو باستخدام مساعد الجدولة. يمكنك أيضًا إزالة أحد المشاركين عن طريق حذف اسمه بجوار الحقل مطلوبأو اختياري.

قم بإجراء أي تغييرات أخرى على الحدث حسب الحاجة وحدد إرسال تحديثعند الانتهاء.

اعتمادًا على التغييرات التي تجريها، قد يتم سؤالك عما إذا كنت تريد إرسال التحديثات إلى الحاضرين المضافين أو المحذوفين أو جميعهم. حدد خيارًا لإرسال التحديث الخاص بك.

تعديلات لغير المنظمين للاجتماعات

إذا لم تكن مالك الاجتماع ولكنك تريد تحديث الحدث عن طريق إضافة المزيد من المشاركين، فهذا خيار متاح.

لإضافة أحد الحضور، افتح الاجتماع في تقويمك وانتقل إلى علامة التبويب الاجتماع. إما أن تحدد القائمة المنسدلة إعادة توجيهفي قسم "الإجراءات" ثم تختار خيار "إعادة توجيه" أو تحدد القائمة المنسدلة الاستجابةوتختار إعادة توجيه.

اختر الحاضر من دفتر العناوين الخاص بك أو أدخل اسمه أو عنوان بريده الإلكتروني في الحقل مطلوبأو اختياريواضغط على إرسال.

سيتلقى منظم الاجتماع إشعارًا بأنك قمت بإعادة توجيه الاجتماع إلى شخص آخر ويجب أن يرى أي تغييرات أخرى أجريتها.

ملاحظة: إذا قام منظم الاجتماع بتعطيل إعادة التوجيه، فلن تتمكن من إرسال طلب الاجتماع إلى مشارك آخر.

كيفية البدء متأخرًا أو تنتهي مبكرًا

يوفر Outlook لـ Microsoft 365 ميزة ملائمة لبدء الاجتماعات تلقائيًا في وقت متأخر أو إنهائها مبكرًا. وهذا مفيد لمنح الجميع بضع دقائق إضافية بين الاجتماعات..

حدد علامة التبويب ملفواختر الخيارات. ثم اختر التقويمعلى يسار نافذة خيارات التقويم.

على اليسار، انتقل إلى قسم خيارات التقويم وحدد مربع الاختيار تقصير المواعيد والاجتماعات. استخدم القائمة المنسدلة لاختيار الانتهاء مبكرًاأو البدء متأخرًا.

ثم اختر عدد الدقائق للاجتماعات التي تقل مدتها عن ساعة واحدة والاجتماعات التي تبلغ مدتها ساعة واحدة أو أكثر.

حدد موافقعند الانتهاء. ستشاهد بعد ذلك تحديث وقت البدء أو وقت الانتهاء تلقائيًا لاستيعاب التوقيت المحدد عند إنشاء اجتماع جديد.

استعد للقاء

من السهل إعداد اجتماع في Outlook. يمكنك إضافة عدة حاضرين وإرفاق عناصر وإجراء تغييرات قبل الاجتماع إذا لزم الأمر.

الآن بعد أن تعرفت على كيفية جدولة اجتماع في Outlook، راجع كيفية إضافة Zoom إلى Microsoft Outlook لمكالمات الفيديو.

.

المنشورات ذات الصلة: