إن البحث عن كيفية أن تكون أكثر تنظيماً والتأكد من تضييع وقت أقل هو صراع دائم ، خاصة للأشخاص الذين ينشغلون كثيرًا.
هناك عدد لا يحصى من الكتب والآلاف من المقالات التي تغطي "التخلص من الأشياء" "(GTD) المبادئ. لكن بالنسبة للعديد من الأشخاص ، يمكن أن تشعر أفكار ومبادئ GTD بهذا القدر من العمل لدرجة أنه عند الانتهاء من التنظيم ، لن يكون لديك الوقت لإنجاز أي عمل بالفعل.
لهذا السبب من المهم إعداد التطبيقات والأتمتة التي تؤدي العديد من مبادئ GTD لك. أو على الأقل الطريقة التي تستخدم بها هذه التطبيقات يجب أن تجعل التنظيم والبقاء منظمين وفعالين دون مجهود.
تحرير عقلك من الفوضى باستخدام البريد الوارد
عندما تريد إنجاز الأشياء ، يكون "البريد الوارد" أمرًا بالغ الأهمية. ليس البريد الوارد للبريد الإلكتروني ، ولكن البريد الوارد للمهام.
إن الطريقة الأكثر أهمية لمساعدة عقلك على التركيز وتركيزك أكثر تنظيماً هي إزالة الفوضى. الفوضى تعني تلك الأفكار أو اللحظات عندما تتذكر المهام التي تحتاج إلى إنجازها. عن طريق رمي تلك الانحرافات السريعة في صندوق الوارد ، يمكنك إخراجها من رأسك وتجنب الهاء.
لا يهم ما يجب عليك تطبيق ما تستخدمه لهذا الغرض ، طالما ويتميز صندوق الوارد. من الأفضل أن يتضمن التطبيق كلاً من أداة قائمة على الويب وتطبيق جوال ، بحيث يمكنك جمع هذه الأفكار بغض النظر عن مكانك أو ما تفعله.
In_content_1 جميعها: [300 × 250] / dfp: [640x360]->اتخذ هذه الخطوة إلى الأمام من خلال دمج البريد الوارد في حساب بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك تثبيت ToDoist لـ Gmail Chrome plugin يدمج ToDoist مع حساب Gmail الخاص بك.
باستخدام هذا المكون الإضافي ، يمكنك تحديد رمز ToDoist في الجزء العلوي من بريد إلكتروني مفتوح واستخدم ميزة مهمة الإضافة السريعةلإضافة البريد الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك كمهمة جديدة.
يتيح لك هذا تجنب إهدار الوقت في أداء المهام الصغيرة أثناء محاولة الحصول على صندوق البريد الوارد الخاص بك اعتنى. ما عليك سوى تخصيص رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب وقتك كمهمة جديدة ، والمضي قدمًا.
مع معظم تطبيقات المهام ، هناك أيضًا امتداد Chrome للمتصفح.
يتيح لك ذلك إضافة مهمة جديدة استنادًا إلى المعلومات التي تقرأها على صفحة ويب. تتمثل الفكرة في تزويد نفسك بطرق سريعة وسهلة لإضافة الأفكار إلى صندوق الوارد الخاص بك حتى لا تضطر إلى المحاولة وتذكرها لاحقًا.
من أفضل الطرق لتكون أكثر تنظيماً هي الحفاظ على مانع واضح ومجاني.
حافظ على تنظيم التقويم الخاص بك
يحاول الكثير من الأشخاص استخدام التقويم وصندوق الوارد الخاص بهم لنفس الشيء ؛ لتتبع المهام. هذا ليس ما يميز التقويم.
التقويم الخاص بك هو المكان الذي تحدد فيه فقط الأحداث ذات الصلة بالوقت. ليس كل المهام. يجب أن يتضمن التقويم الخاص بك العناصر التالية فقط:
يجب ألا تكون كتل "وقت التركيز" هذه محددة بالمهمة داخل التقويم. هذا هو ما تريده قائمة المهام الخاصة بك ، وقائمة المهام الخاصة بك هي المكان الذي ستقرر فيه المهمة التي ستعمل عليها بعد ذلك خلال مجموعات وقت التركيز.
ما وراء الأحداث المتكررة ، المواعيد ووقت التركيز ، يجب أن يظل باقي التقويم مفتوحًا للاجتماعات أو المهام الأخرى غير المتوقعة.
إذا كان لديك وقت متاح ، فيمكنك دائمًا ملء هؤلاء بوقت تركيز أكبر لمهامك. إذا تمت جدولة الاجتماعات خلال وقت التركيز ، فقم بتغييرها حسب الحاجة.
ستلاحظ أن التقويم أعلاه يحتوي على ترحيل المهامكل صباح ، و مراجعة المهام الأسبوعية قوي>يوم الجمعة. هذه هي الأماكن التي تقوم فيها بتصنيف صندوق الوارد الخاص بك ، وتخطط وترتب أولويات لمشاريعك كما هو موضح في الأقسام أدناه.
إلغاء قائمة المهام الخاصة بك مع تغيير الأولويات
تتغير الحياة بسرعة ، ويمكن لهذه التغييرات أن تغير أولوياتك.
يجب تنظيم أي قائمة مهام تستخدمها مع مشاريع من المستوى الأعلى تمثل أولويات الحياة هذه. على سبيل المثال ، تتضمن أهم مجالات حياتي التي أركز عليها في مهامي ما يلي:
أثناء مراجعة المهام الأسبوعية ، تريد المسح الضوئي من خلال جميع مناطق المهام وتأكد من أن المهام التي قمت بتضمينها في كل هذه المشاريع لا تزال مهمة ومهمة.
يمكنك القيام بذلك إما بتغيير مستوى أولوية المهام أو حذفها بالكامل.
أحد أهم المبادئ في GTD هو التخلص من الأشياء التي لم تعد مهمة. هذه هي المهام التي تأخذ فقط مساحة وخلق الفوضى. يعد التخلص من هذا الفوضى أحد أفضل الطرق لتكون أكثر تنظيماً.
عند النظر في كل مهمة ، اتبع الخطوات الثلاث.
من الطرق السهلة للتأكد من قيامك بهذا الأسبوع ، استخدام تطبيق جوال للتطبيق ومراجعة المهام والأولويات بينما أنت تسترخي في المنزل. يمكنك الجلوس على سطح السفينة ، وتناول فنجان من القهوة ، ومسح مهامك وإعادة تحديد أولوياتها.
تخطيط المشروعات بشكل صحيح وإفراط في تقدير الوقت
قضاء بعض الوقت كل صباح في العمل من خلال صندوق الوارد الخاص بالمهام والتخطيط لمكونين رئيسيين لكل مهمة.
تقدير الوقت هو مجرد حكم على الجهد. إذا تم إعطاؤك جلسة واحدة كاملة ، فهل يستغرق الأمر من 5 إلى 15 دقيقة ، من 15 إلى 30 دقيقة ، من 30 إلى 60 دقيقة ، أو أكثر من ساعة؟ قم بإنشاء ملصقات ملونة لهذه الأطر الزمنية ، وتطبيقها على كل مهمة جديدة.
عند تقدير الوقت الذي تستغرقه المهام ، قم دائمًا بتقدير مبالغ فيه قليلاً. وإلا ، فستجد دائمًا نفاد الوقت مع عدم الانتهاء من المهام.
إن أهمية كل مهمة هي كم من الوقت ستحتاج لإنجازها؟ هل قال رئيسك للحصول على تقرير بحلول يوم الجمعة؟ هذه "أولوية 1" يجب عليك تسليط الضوء عليها باللون الأحمر. هل هو فصل من كتاب تود كتابته في يوم ما؟ إنها "أولوية 3" ومميزة باللون الأزرق.
لا يهم الألوان المحددة ، طالما أنك تفهم معنى الألوان.
دمج المهام مع الأشياء التي تحب القيام بها
ليس كل شيء يجب أن يشعر بأنه عمل روتيني. في الواقع ، كلما زاد عدد المهام التي يمكنك دمجها مع بعضها البعض ، كلما زاد الوقت المتاح لك.
فيما يلي بعض الأمثلة.
مع القليل من الإبداع ، يمكنك اجمع بين العديد من المهام في قائمة المهام الخاصة بك واستكمل العديد من المهام خلال ساعات التداخل في الجدول الزمني الخاص بك.
هذا النوع من إدارة وقت التصميم الإبداعي هو مفتاح الكفاءة العالية باستخدام مبادئ GTD.
تحديد أولويات استخدام الوقت بدلاً من الأهمية
عندما تقوم بتحديد أولويات المهام ، لا تفكر فيها من حيث مدى أهميتها هي أهدافك وقت طويل. فكر فيها من حيث الضرورة الملحة.
إلى أي مدى يجب أن تنجز هذه المهمة؟ ماذا سيحدث إذا استغرقت يومًا آخر أو أسبوعًا آخر لإنجازه؟
المهام الوحيدة التي يجب أن تكون "الأولوية 1" هي تلك التي لها مهلة زمنية صارمة خلال 24 ساعة. إذا كان لديك بضعة أيام أخرى (لاحقًا) ، فاجعلها "أولوية 2". لأية مهام ترغب في إنهاءها "يومًا ما" إذا كان لديك وقت ، اجعلها "الأولوية 3".
كل صباح ، راجع جدولك اليومي للتأكد من أنه متوازن وواقعي.
إذا كان هناك الكثير من اللون الأحمر ، فقم بإلقاء نظرة على تقديرات وقتك لتلك المهام وتأكد من أنها يمكن أن تتناسب مع كتل وقت التركيز الخاصة بك. إذا لم يفعلوا ذلك ، فأنت بحاجة إلى الاتصال بمن حدد الموعد النهائي لك وأما أن تطلب موعدًا لاحقًا ، أو تفوض إلى شخص في فريقك لديه الوقت.
يجب أن تتعامل مع كل شيء من ناحية الوقت". الأهمية تعني "كم من الوقت المتبقي لدي لإنجاز هذه المهمة؟"
بمجرد وصول وقت التركيز الخاص بك خلال اليوم ، أغلق كل شيء آخر (بما في ذلك البريد الإلكتروني) وابدأ العمل خلال هذه المهام.
استخدام التذكيرات على نحو فعال
يمكن أن تكون التذكيرات مزعجة للغاية إذا كنت لا تستخدمها بشكل فعال. يجب عليك فقط تعيين تذكيرات للمهام المتعلقة بالوقت مثل المواعيد أو الاجتماعات.
لا تحتاج إلى تذكيرات لمهام العمل ، لأنك خصصت وقت تركيز في تقويمك للتعامل مع تلك.
يجب عليك أيضًا تعيين التذكيرات بحيث تحدث على الأجهزة التي ستستخدمها عند حدوث هذا الحدث. على سبيل المثال:
فكر دائمًا في المكان الذي ستكون فيه قبل أن تحتاج إلى إكمال المهمة مباشرةً ، وتعيين قم بزيادة التذكير الصحيح على الجهاز المناسب والتطبيق وفقًا لذلك.
استخدام جلسات العمل المركزة على نحو فعال
لذا ، فقد حان وقت التركيز. ماذا الآن؟
تأكد من أن بيئتك مواتية للتركيز والإنتاجية. أغلق باب المكتب. قم بتشغيل الموسيقى الهادئة المفضلة. الجلوس على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والبدء في التركيز فقط على المهمة في متناول اليد وليس أي شيء آخر.
وقت التركيز هو وقتك للتألق. إنه عندما تنتهي الأمور في النهاية. تعتمد الإنتاجية النهائية في نهاية اليوم إلى حد كبير على مدى قدرتك على التركيز فعليًا خلال "وقت التركيز" الخاص بك.
هل ترغب في زيادة إنتاجيتك؟ استخدم بومودورو التطبيق على الانترنت للتأكد من أنك تأخذ فترات راحة قصيرة على فترات منتظمة. سيساعدك هذا على البقاء أكثر تحديثًا وتركيزًا.
تذكر للتركيز على الصورة الكبيرة
على الأقل مرة واحدة في الشهر ، يجب أن تراجع أهداف الصورة الكبيرة للتأكد من أن كل ما تعمل على تحقيقه يتوافق مع أهداف حياتك الكبيرة.
لست متأكدًا من ماهية هذه الأهداف أو كيفية تقسيمها إلى أجزاء أصغر؟ أوصي بشدة باستخدام تطبيق تخطيط الأهداف مثل اهداف.
هذه طريقة مبتكرة لتصور أهداف حياتك المهمة في داخل الدائرة. الأشياء المتفرعة حول هذه الدائرة هي الأشياء التي تحتاج إلى تحقيقها لتحقيق هذه الأهداف الكبيرة. كلما ذهبت إلى الخارج ، كانت الأهداف أصغر. تشكل الحلقات الخارجية الكتل التي تحتوي على المهام التي تعمل عليها حاليًا.
مراجعة دائرة هدفك كل شهر مع تغير حياتك يمكن أن تساعدك على إزالة الأشياء التي لم تعد مهمة لك ، وإضافة أشياء جديدة ذلك.
استخدم هذه الأهداف الأكبر لتوجيه الطريقة التي تتبعها في رفض المهام التي قمت بإعدادها في قائمة المهام وتحديد أولوياتها.
إذا لم تنجح الأهداف بالنسبة لك ، هناك الكثير من تطبيقات تخطيط الهدف أخرى يمكنك الاختيار من بينها.
عدم التخطي أو التنظيم الزائد
الأكثر الأهم من ذلك ، دع الأدوات تقوم بعملها. يجب أن تقضي جلسات المراجعة فقط على التنظيم والتخطيط ، لكن لا تركز الكثير من الوقت على التخطيط وتنظيم المهام بحيث لا تنجز أي عمل فعلي.
هذا هو السبب في أن الجدولة اليومية والأسبوعية ، وجلسات المراجعة الشهرية هي كيف تكون أكثر تنظيماً. هذه هي الأوقات المخصصة لإدارة روتين GTD الخاص بك. خارج ذلك ، يتعلق الأمر ... بإنجاز الأمور.
ما النصائح التي لديك حول إنجاز الأشياء؟ أي شيء لم نقم بتغطيته هنا بالفعل؟ أخبرنا في التعليقات.