تعد Todoist واحدة من أكثر خدمات المهام الوظيفية عبر الإنترنت وظيفية والتي تتيح لك أن تكون منتجًا قدر الإمكان مع وقتك المحدود.
بينما ناقشنا سابقًا استخدام Todoist جنبًا إلى جنب مع منهجية Getting Things Done (GTD) ، لا يدرك الكثير من الناس أن Todoist يتيح لك وضع قوائمك باستخدام لوحات Kanban.
في هذه المقالة ، سنوضح لك كيفية استخدام لوحات Kanban في Todoist ، وكيف يمكنها تحسين إدارة الوقت وإنتاجيتك.
كيفية استخدام لوحات Kanban في Todoist
إذا كان لديك تستخدم Trello من قبل ، فأنت تعلم مدى فائدة نهج "قوائم" كانبان. يتيح لك تخطيط كل مرحلة من مراحل المشروع أو العملية في قوائم فردية. بعد ذلك ، يمكنك تحريك العناصر من سير العمل عبر العملية حيث تكتمل كل مهمة في العنصر.
يستخدم كل مشروع في Todoist تنسيق التخطيط الذي تحدده عند إنشاء المشروع لأول مرة. الإعداد الافتراضي هو تنسيق القائمة الذي ربما تكون معتادًا عليه إذا كنت قد استخدمت Todoist لفترة من الوقت.
لإنشاء لوحة كانبان الأولى ، ستحتاج إلى إنشاء مشروع جديد. بجوار المشاريعفي القائمة اليمنى ، حدد رمز علامة الجمع.
في مربع الحوار إضافة مشروع، بمجرد تعيين الاسم واللون ، ما عليك سوى تغيير عرضإلى مجلس. حدد إضافة.
سيؤدي هذا إلى إنشاء المشروع الجديد في القائمة اليمنى. ولكن الآن ، بدلاً من استخدام تنسيق القائمة ، سترى أن المشروع تم تخطيطه باستخدام تنسيق لوحة كانبان.
في البداية ، لن يبدو وكأنه لوحة ، لأنك ستحتاج لإنشائه من خلال تحديد "الأقسام".
قبل البدء في القيام بذلك ، من المهم التفكير في سير العمل أو "الخطوات" في مشروعك.
كيفية تخطيط لوحة كانبان للمشروع
فكر في خطة مشروعك. أو ، إذا كنت قد أنشأت لوحة كانبان الجديدة هذه لمشروع منزلي ، ففكر في الخطوات التي ستحتاج إلى تنفيذها من البداية إلى النهاية لمشروعك.
في هذا المثال ، نحن سنقوم ببناء لوحة لإنشاء موقع عمل تجاري جديد. بالتفكير في المراحل الأكبر من هذا المشروع ، سننشئ أقسامًا لكل مرحلة من هذه المراحل.
مع وضع هذه المراحل الرئيسية من مشروعك في الاعتبار ، قم بتسمية كل قسم من الأقسام بشيء وصفي.
املأ حقل العنوان أسفل كل قسم وحدد إضافة قسم.
استمر في ذلك لكل خطوة أو منطقة رئيسية في مشروعك. لا يلزم أن تكون هذه هي الخطوات الفعلية في المشروع. ولكن يجب أن تحتوي على جميع مجالات التركيز الرئيسية بطريقة منطقية منطقية بالنسبة لك.
بمجرد الانتهاء ، يجب أن تبدو لوحة Kanban الفارغة في Todoist كما يلي.
حان الوقت الآن لملء لوحتك بالعناصر الأصغر في خطة مشروعك. فكر في هذه المشاريع الفرعية التي تجمع المعالم الرئيسية.
لإضافة هذا ضمن قسم ، ما عليك سوى تحديد إضافة مهمةلإضافة بطاقة المشروع الفرعي.
لست بحاجة إلى أضف أي تفاصيل حتى الآن. الآن ، أنت فقط تحدد المشروع والخطوات الرئيسية. ستتمكّن من إضافة عناصر إضافية لاحقًا عند ظهورها. ستتمكن أيضًا من إضافة قوائم فرعية وجداول لاحقًا لكل منها أيضًا.
ما عليك سوى تحديد إضافة مهمةلأنك انتهيت من تسمية كل منها. عند الانتهاء من ذلك ، يجب أن يكون لديك لوحة أولية تحتوي على خطة المشروع الأولية بالكامل.
بمجرد الانتهاء من إعداد جميع هذه المشاريع الفرعية ، فأنت جاهز للتعمق في كل واحدة من هذه المهام وتقسيمها إلى مهام أكثر تحديدًا.
العمل مع بطاقات لوحة Todoist Kanban
إذا حددت كلًا من بطاقات المشاريع الفرعية هذه ، انظر إلى كل ما يمكنك إعداده للتخطيط لذلك.
الأهم من ذلك ، يمكنك التخطيط لها في مهام فرعية. للقيام بذلك ، حدد إضافة مهمة فرعية.
اكتب المهمة في حقل الوصف. حدد جدولةإذا كنت مستعدًا لوضع المهمة في التقويم الخاص بك ، أو يمكنك تركها للتخطيط لاحقًا.
حدد التعليق رمز على يمين المهمة لإضافة أي تعليقات أو ملاحظات ستساعدك بمجرد بدء العمل على هذه المهمة.
بمجرد الانتهاء من إعداد المهمة ، ما عليك سوى تحديد إضافة مهمة.
بمجرد الانتهاء من إعداد جميع المهام ، يجب أن يكون لديك مشروع فرعي جيد التخطيط.
حدد علامة التبويب التعليقاتلإضافة أية ملاحظات أو تعليقات متعلقة بالمهمة تريد تضمينها. تنطبق هذه على المشروع الفرعي بأكمله ككل وليس على أي من المهام الفرعية.
إذا كنت تعمل مع فريق ، فإن علامة التبويب النشاطيكون مفيدًا لأنه يمكنك معرفة من يعمل على ماذا ومتى.
كما ترى ، يتيح لك نهج Todoist Kanban تخطيط مشروع بأكمله وتنظيمه باستخدام مساحة أقل وبتنسيق أكثر منطقية.
استخدام Kanban لـ GTD
آخر شيء يجب التطرق إليه هو استخدام تخطيط Kanban لنهج GTD لإدارة الوقت.
استخدام لوحات Todoist Kanban لهذا مصمم خصيصًا لمهام سير عمل GTD. هذا لأنه من الناحية المثالية في GTD سيكون لديك مشروع تم إعداده للأطر الزمنية التالية:
يمكنك تعيين لأعلى لوحة كانبان في تودويست مع هذا الأسبوعفي أقصى اليسار ، ثم تتدفق جميع الأطر الزمنية الأخرى فيها. قد يبدو هذا شيئًا من هذا القبيل.
الآن ، أضف المهام ضمن قائمة الأطر الزمنية الصحيحة ، وانقلها من اليمين إلى اليسار كلما اقتربت من وقت ذهابك لتعيينها لنفسك.
يمكنك بعد ذلك فقط تعيين تاريخ استحقاق أثناء إضافتها إلى هذا الأسبوع، وإضافة هذا العنصر إلى جدولك أثناء التخطيط الأسبوعي.
كما ترى ، تعد لوحات Todoist Kanban مفيدة للعديد من الأشياء ، وتوفر لك رؤية أكثر شمولاً لخطتك أو جدولك بالكامل. بغض النظر عن الطريقة التي تريد استخدامها بها ، أو تخطيط وقت GTD ، أو تخطيط المشروع ، فإن لوحات Kanban تستحق المحاولة.