ربما يكون البريد الإلكتروني في حياتك المهنية أحد أهم وسائل الاتصال. تقوم بذلك يوميًا ، وإذا كنت مثلي ، فأنت تغرق فيه.
بالتأكيد ، يمكنك تكريس ساعة أو ساعتين معينتين على وجه التحديد لإدارة بريدك الإلكتروني. ولكن إذا كنت تقضي 10 دقائق أو أكثر في كل رد ، فسوف يستغرق البريد الإلكتروني قريبًا يومك بالكامل - وإيقاف تشغيل إشعارات Gmail لن يوفر لك.
هذا هو السبب في تعلم كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية التي تحصل على ردود ولا تستغرق وقتًا أطول من بضع دقائق الكتابة ضرورية. لحسن الحظ ، اليوم ليس عليك أن تكون كاتبة رائعة أو معلمة إنتاجية لتحقيق ذلك. الأمر كله يتعلق بإيجاد الإستراتيجية الصحيحة ومجموعة من الأدوات التي يجب اتباعها.
إعداد قوالب البريد الإلكتروني (الردود المعلبة)
يعد إنشاء قوالب البريد الإلكتروني طريقة رائعة لتوفير الوقت لأولئك الذين غالبًا ما يتلقون نفس الأسئلة أو التعليقات عبر البريد الإلكتروني. خذ يومًا لإعداد ردود معلبة ولن تضطر بعد ذلك إلى كتابة نفس الردود عشر مرات في اليوم. تمتلك كل من Gmail و Outlook هذه الميزة ، والتي ستساعدك في توفير الوقت وأتمتة بريدك الإلكتروني مجانًا.
إليك كيفية إعداد قوالب بريد إلكتروني احترافية في Gmail ببضع نقرات فقط:
أنت يمكن إنشاء قوالب للاستجابات التي تحتوي على فقرات طويلة بالإضافة إلى ردود سريعة من جملة 2-3. ستندهش من الوقت الذي سيوفر لك هؤلاء في المستقبل.
رسائل البريد الإلكتروني الشبكات
في حال لم تكن مشكلتك تستخدم قوالب البريد الإلكتروني ولكن إنشائها ، امنح شبكة التواصل رسائل إلكترونية. إنها أداة ويب تحتوي على العشرات من قوالب البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك في تطوير شبكتك الاحترافية.
تم إنشاؤها بواسطة Resume Worded ، تعتبر "رسائل البريد الإلكتروني للشبكات" مورداً رائعًا لتحسين اتصالاتك. بعض الأمثلة على القوالب التي يقدمونها تشمل مقدمات باردة / دافئة ، ومتابعة مع غير مستجيب ، وحتى كتابة ملاحظات شكرا لك.
يأتي كل قالب أيضًا بنصائح واقتراحات مفيدة يمكن أن تزيد من تحسين اتصالاتك مع المستلم.
يمكنك استخدام زر البحث أو تصفح القائمة للعثور على البريد الإلكتروني الصحيح. بعد ذلك ، كل ما تبقى عليك هو لصقها في صندوق الرسائل وتغيير بعض التفاصيل.
كلمة عداد زائد
إذا كنت شخصًا يكتب أكثر من 10 رسائل بريد إلكتروني يوميًا ، فمن الضروري أن تجعل بعضها قصيرًا وحلوًا. لذلك ، إذا انتهيت غالبًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تكون طويلة جدًا ، فقد تحتاج إلى التفكير في استخدام أداة عداد الكلمات لإيقاف نفسك. امتداد Chrome يمكن لـ Word Counter Plus القيام بهذه المهمة نيابة عنك.
قم بتمييز النص في بريدك الإلكتروني واحصل على عدد الكلمات والأحرف التي استخدمتها بنقرة واحدة. ثم يمكنك المتابعة إما لمواصلة كتابة بريدك الإلكتروني أو لفه قبل أن يصبح جزءًا من جزأين.
DraftMap
يمكنك العثور على العديد من الأدوات الرائعة التي يمكن أن تساعدك في الكتابة بشكل أفضل وبالتالي تقليل الوقت الذي تقضيه في تصحيح التجارب المطبعية وإعادة كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. DraftMap هو واحد منهم. فكر Grammarly أو Hemingway ، بالإضافة إلى أنه يتحقق أيضًا من تكرار الكلمات غير الضروري ويساعدك على التمسك بأسلوب كتابة واحد.
يمنحك امتداد Chrome هذا اقتراحات في الوقت الفعلي بشأن كتاباتك مرمزة بالألوان. سيساعدك ذلك على تجنب استخدام الصوت السلبي والأخطاء المطبعية والكليشيهات ، بالإضافة إلى النصائح حول إمكانية قراءة بريدك الإلكتروني. تستند جميع الاقتراحات إلى قواعد كتاب إرنست همنغواي. يعتبر DraftMap مفيدًا بشكل خاص لأن كل العمليات تحدث مباشرة داخل مربع تكوين البريد الإلكتروني الخاص بك.
لا تقلق إذا كنت ما زلت أبرز الكلمات بعد الانتهاء من تحرير البريد الإلكتروني الخاص بك. لن يرى المستلم الألوان ، فالاقتراحات مرئية لك فقط.
البريد الإلكتروني الخاص بك يمكن أن يكون أفضل
بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون أفضل ، أداة عبر الإنترنت مصممة لتقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة رسائل البريد الإلكتروني من خلال تثقيف الجميع حول أفضل ممارسات البريد الإلكتروني.
عند إنشاء بريد إلكتروني احترافي ، تتبع قواعد معينة. مثل التأكد من أن رسالتك تحتوي على سطر موضوع واضح أو ترك المرفقات غير الضرورية. ستندهش من عدد المرات التي ينتهك فيها الأشخاص هذه القواعد ، الأمر الذي يؤدي في النهاية إلى قضاء الطرفين وقتًا وجهدًا أكبر.
يحتوي البريد الإلكتروني الخاص بك على أفضل قائمة من 10 أخطاء شائعة. كل نقطة من النقاط تأتي مع شرح وأمثلة لكيفية تحسين بريدك الإلكتروني. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في حالة رغبتك في إخبار زملائك بهذه القواعد ولكنك لا تعرف كيفية القيام بذلك. يمكنك إما استخدام كلماتك الخاصة أو إرسال رابط إلى بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون أفضل لتوضيح وجهة نظرك.
نتمنى جميعًا أن يصبح بريدنا الإلكتروني آليًا بالكامل ولا يتطلب أي اهتمام على الإطلاق. على الرغم من أن هذا ليس ممكنًا تمامًا اليوم ، فإن كل القليل يساعد. سواء أكنت تقوم بتقليل طول بريدك الإلكتروني أو توقيته بنفسك عند الكتابة ، بمجرد إنشاء بعض القواعد ، ستلاحظ التحسينات الأولى.
إذا كنت لا تستطيع التوقف عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا طويلاً ، فقد حان الوقت للتخلي عن البريد الإلكتروني تمامًا. حاول استخدام مدير علاقات العملاء (CRM) أو تجنب استخدام الرسائل مع زملائك في العمل بدلاً من ذلك. إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فستساعدك على قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني.