تعد القوائم المنسدلة في Excel أدوات فعالة. إنها تتيح لك تزويد المستخدمين بسهم منسدل يوفر لهم ، عند تحديده ، قائمة بالاختيارات.
يمكن أن يقلل هذا من أخطاء إدخال البيانات لأنه يتجنب المستخدمين من الاضطرار إلى كتابة الإجابات مباشرة. يتيح لك Excel أيضًا سحب العناصر لهذه القوائم المنسدلة من مجموعة من الخلايا.
ومع ذلك ، لا يتوقف الأمر عند هذا الحد. باستخدام بعض الطرق الإبداعية لتكوين التحقق من صحة البيانات للخلايا المنسدلة ، يمكنك أيضًا إنشاء قوائم منسدلة متعددة مرتبطة ، حيث تعتمد العناصر التي تكون متوفر في القائمة الثانية على القسم الذي أنشأه المستخدم في القائمة الأولى .
ما فائدة القوائم المنسدلة المتعددة المرتبطة؟
ضع في اعتبارك أن معظم النماذج عبر الإنترنت تملأ القوائم المنسدلة الثانوية بناءً على ما الإجابة في القائمة المنسدلة قبل ذلك. هذا يعني أنه يمكنك جعل أوراق إدخال بيانات Excel الخاصة بك متقدمة تمامًا مثل النماذج عبر الإنترنت. سيعدل نفسه بناءً على إجابات المستخدم.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تستخدم جدول بيانات Excel لتجميع معلومات الكمبيوتر من المستخدمين الذين يحتاجون إلى إصلاحات الكمبيوتر.
قد تبدو خيارات الإدخال كما يلي:
كما ترى من هذا شجرة ، فإن المعلومات التي يجب أن تكون متاحة لتحديد "نوع الجزء" تعتمد على جزء الكمبيوتر الذي يحدده المستخدم في القائمة المنسدلة الأولى.
في هذا المثال ، قد يبدأ جدول البيانات في الظهور بشكل مشابه لما يلي:
إذا قمت بإنشاء عدة قوائم منسدلة مرتبطة ، فيمكنك استخدام العنصر المحدد من القائمة المنسدلة في B1 لتوجيه محتويات القائمة المنسدلة في B2.
لنأخذ ه نظرة على كيفية إعداد هذا. أيضًا ، لا تتردد في استخدام الورقة قم بتنزيل مثالنا Excel مع المثال أدناه.
إنشاء ورقة مصدر القائمة المنسدلة
إن أنظف طريقة لتعيين شيء كهذا هي إنشاء علامة تبويب جديدة في Excel حيث يمكنك تكوين كل القائمة المنسدلة من العناصر.
لإعداد هذه القوائم المنسدلة المرتبطة ، قم بإنشاء جدول يكون فيه الرأس الموجود في الأعلى عبارة عن جميع أجزاء الكمبيوتر التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة الأولى. ثم قم بإدراج جميع العناصر (أنواع الأجزاء) التي يجب أن تندرج تحت هذا العنوان.
بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد كل نطاق وتسميته بحيث تكون عند إعداد التحقق من صحة البيانات لاحقًا ، ستتمكن من تحديد العنصر الصحيح.
للقيام بذلك ، حدد كافة العناصر الموجودة أسفل كل عمود واسم النطاق المحدد مثل الرأس. لتسمية جدول ، ما عليك سوى كتابة الاسم في الحقل فوق العمود "أ".
على سبيل المثال ، حدد الخلايا من A2إلى A5، وتسمية هذا النطاق "مراقب".
كرر هذه العملية حتى يتم تسمية جميع النطاقات بشكل مناسب.
هناك طريقة بديلة للقيام بذلك وهي استخدام ميزة "الإنشاء من التحديد" في Excel. يتيح لك هذا تسمية جميع النطاقات مثل العملية اليدوية أعلاه ، ولكن بنقرة واحدة.
للقيام بذلك ، ما عليك سوى تحديد جميع النطاقات في الورقة الثانية التي قمت بإنشائها. ثم حدد الصيغمن القائمة ، وحدد إنشاء من التحديدفي الشريط.
نافذة منبثقة سيظهر. تأكد من تحديد الصف العلويفقط ثم حدد موافق.
سيستخدم هذا قيم الرأس في الجزء العلوي صف لتسمية كل نطاق تحته.
قم بإعداد أول قائمة منسدلة لك
حان الوقت الآن لإعداد القوائم المنسدلة المتعددة المرتبطة. للقيام بذلك:
1. مرة أخرى على الورقة الأولى ، حدد الخلية الفارغة على يمين التسمية الأولى. ثم حدد البياناتمن القائمة ، وحدد التحقق من صحة البياناتفي الشريط.
2. في نافذة التحقق من صحة البيانات التي تفتح ، حدد قائمةضمن السماح ، وضمن المصدر ، حدد رمز السهم لأعلى. سيتيح لك ذلك تحديد نطاق الخلايا الذي تريد استخدامه كمصدر لهذه القائمة المنسدلة.
3. حدد الورقة الثانية حيث قمت بإعداد بيانات مصدر القائمة المنسدلة ، ثم حدد حقول الرأس فقط. سيتم استخدام هذه لملء القائمة المنسدلة الأولية في الخلية التي حددتها.
4. حدد السهم لأسفل في نافذة التحديد لتوسيع نافذة التحقق من صحة البيانات. سترى النطاق الذي حددته معروضًا الآن في حقل المصدر. حدد موافقللإنهاء.
5. الآن ، بالعودة إلى الورقة الرئيسية ، ستلاحظ أن القائمة المنسدلة الأولى تحتوي على كل حقل من حقول الرأس من الورقة الثانية.
الآن بعد أن أصبحت أول قائمة منسدلة تم الانتهاء من القائمة المنسدلة ، حان الوقت لإنشاء القائمة المنسدلة التالية المرتبطة.
إعداد القائمة المنسدلة الأولى
حدد الخلية الثانية التي تريد تحميل القائمة بناءً على ما تم تحديده في الخلية الأولى.
كرر العملية أعلاه لفتح نافذة التحقق من صحة البيانات. حدد قائمةفي القائمة المنسدلة السماح. حقل المصدر هو ما سيسحب عناصر القائمة بناءً على ما تم تحديده في القائمة المنسدلة الأولى.
للقيام بذلك ، أدخل الصيغة التالية:
= غير مباشر ($ B $ 1)
كيف تعمل الدالة INDIRECT؟
ترجع هذه الدالة مرجع Excel صالحًا (في هذه الحالة إلى نطاق) ، من سلسلة نصية. في هذه الحالة ، فإن السلسلة النصية هي اسم النطاق الذي تم تمريره من الخلية الأولى ($ B $ 1). لذلك تأخذ INDIRECT اسم النطاق ثم توفر القائمة المنسدلة للتحقق من صحة البيانات مع النطاق الصحيح المرتبط بهذا الاسم.
ملاحظة: إذا قمت بتكوين التحقق من صحة البيانات لهذا القائمة المنسدلة الثانية بدون تحديد قيمة من القائمة المنسدلة الأولى ، ستظهر لك رسالة خطأ. يمكنك تحديد نعملتجاهل الخطأ والمتابعة.
الآن ، اختبر القوائم المنسدلة المتعددة المرتبطة الجديدة. استخدم القائمة المنسدلة الأولى لتحديد أحد أجزاء الكمبيوتر. عند تحديد القائمة المنسدلة الثانية ، يجب أن تشاهد عناصر القائمة المناسبة لجزء الكمبيوتر هذا. كانت هذه أنواع الأجزاء في العمود على الورقة الثانية التي ملأتها لهذا الجزء.
استخدام قوائم منسدلة مرتبطة متعددة في Excel
كما ترى ، فهذه طريقة رائعة جدًا لجعل جداول البيانات أكثر ديناميكية. من خلال ملء القوائم المنسدلة اللاحقة استجابة لما يقوله المستخدمون حدد في خلايا أخرى ، يمكنك جعل جداول البيانات الخاصة بك أكثر استجابة للمستخدمين ، والبيانات أكثر فائدة بكثير.
العب مع النصائح أعلاه وتعرّف على نوع القوائم المنسدلة المرتبطة التي يمكنك إنشاؤها في جداول البيانات الخاصة بك. شارك بعض النصائح الشيقة في قسم التعليقات أدناه.