بينما كان لدى Microsoft بالفعل تطبيق نمط لوحة كانبان (Microsoft Planner)، فإن قوائم Microsoft التي تم إصدارها حديثًا تلبي الحاجة إلى أداة تعاون أكثر عمومية في المهام. دعونا نلقي نظرة على كيفية استخدام قوائم Microsoft بنفسك.
قد يلاحظ المستخدمون المطلعون على Microsoft Sharepoint أوجه التشابه مع تطبيق القوائم الجديد، حيث إنه في جوهره نسخة مطورة من نفس الأداة. بينما كانت قوائم Sharepoint تدور في الغالب حول إدارة البيانات ويمكن الوصول إليها من خلال جداول بيانات Excel، تركز قوائم Microsoft بشكل أكبر على التعاون ويمكن عرضها بعدة طرق سهلة الاستخدام.
ما هي قوائم Microsoft؟
يتم وصف قوائم Microsoft بشكل جيد من خلال اسمها بالفعل، ولكن عدد المنتجات المشابهة في ترسانة Microsoft لا يزال يجعل الأمور مربكة بعض الشيء. يتيح لك مايكروسوفت المهام بالفعل إضافة مهام إلى القائمة، بينما يعمل شيء مثل مخطط مايكروسوفت كأداة مناسبة للتعاون الجماعي. ثم هناك Sharepoint، الذي يتيح لك إنشاء قوائم قابلة للمشاركة أيضًا.
تميز Microsoft Lists نفسها عن هذه التطبيقات بواجهتها الحديثة ودعمها عبر الأنظمة الأساسية وتخصيصها المذهل. ولا يسعى إلى استبدال هذه الأدوات بل إلى تكميلها، وتحقيقًا لهذه الغاية يوفر التكامل الأصلي مع Planner وSharepoint.
القوائم مخصصة لإنشاء قوائم متعددة الأغراض، حسنًا، لأي شيء، بدءًا من المهام وحتى أحداث التقويم وحتى إدخالات البيانات فقط. ويقترن هذا بالقدرة على مشاركة هذه القوائم مع فرق مايكروسوفت (مرة أخرى، مدمج أصلاً) للمناقشة والتعاون بشأن أي عنصر في القائمة.
في الأساس، تعمل Microsoft Lists كبديل قوي لأدوات إدارة المشاريع مثل Trello للفرق التي تستخدم مجموعة Office 365، مما يسد فجوة كبيرة في إمكانات نظام Microsoft البيئي.
استخدام قوائم Microsoft
نظرًا لأن Microsoft Lists تهدف إلى العمل كأداة تعاونية ذات أغراض عامة لإنشاء القوائم، فقد تم تصميمها لتكون متعددة المنصات. إلى جانب تطبيق سطح المكتب، يمكنك تنزيل تطبيق Lists للجوال على هواتف Android وكذلك iOS، بصرف النظر عن إصدار الويب الذي يمكن الوصول إليه من خلال أي متصفح.
إنه جزء من مجموعة Office 365، ولكن يمكنك أيضًا استخدامه كمعاينة في الوقت الحالي مع أي حساب Microsoft حتى بدون اشتراك Office.
وهذا هو كل ما تحتاجه للبدء. ستجد تلك يتقن التعامل مع برنامج Excel (أو Sharepoint) العديد من الميزات المشابهة مثل فرز البيانات في عمود أو استخدام المرشحات لعرض مجموعة مختارة من القائمة.
يمكنك أيضًا تصدير أي قائمة بتنسيق ملف CSV أو ملف Microsoft Power BI باستخدام زر "تصدير" في الأعلى.
مشاركة القائمة
نظرًا لأن الفكرة الأساسية لقوائم Microsoft تدور حول التعاون مع الآخرين، فلنلقي نظرة على كيفية مشاركة القوائم التي قمت بإنشائها.
لا تقلق بشأن أي أخطاء ارتكبت خلال هذا الجزء؛ يمكنك دائمًا استخدام زر إدارة الوصولفي الجزء العلوي الأيسر لتعديل أذونات المستخدم لأي قائمة معينة.
إنشاء طرق العرض في قوائم Microsoft
القائمة الافتراضية ليست هي الطريقة الوحيدة لعرض قائمة Microsoft. يمكنك الاختيار من بين أربع طرق عرض مختلفة: القائمة، والتقويم، والمعرض، واللوحة.
تعد هذه المرونة في تصور المعلومات ميزة أخرى تتمتع بها القوائم مقارنة بـ Sharepoint. لا يوجد عرض مثالي – اعتمادًا على محتوى القائمة المعنية، تكون بعض طرق العرض أكثر ملاءمة من غيرها.
أتمتة المهام عن طريق إنشاء القواعد
تتمثل إحدى الميزات الأساسية لتطبيق إنشاء القائمة التعاونية في القدرة على أتمتة مهام معينة. لحسن الحظ، قامت Microsoft Lists بتغطية احتياجاتك.
نحن نقول المهام، على الرغم من أن الشيء الوحيد الذي يمكنك تشغيله تلقائيًا في الوقت الحالي هو الإشعارات. يمكنك إعداد قائمة لإعلامك عند إجراء تغييرات معينة، مما يتيح لك تتبع كيفية استخدام فريقك للقائمة.
هل تستحق قوائم Microsoft كل هذا العناء؟
بالنسبة لأي شخص على دراية بالنظام البيئي مكتب 365 ، يعد تطبيق Microsoft Lists طريقة ممتازة للحفاظ على تنظيم كل شيء، سواء كنت تعمل عليه مع فريق صغير أو قسم كامل للشركة.
يمكنك إنشاء المهام وإدراج أحداث التقويم ومناقشة كل عنصر مع زملائك في الفريق. تتميز القوائم بأنها قابلة للتخصيص بشكل كبير، مع العديد من النماذج لإنشاء القائمة المثالية لحالة الاستخدام الخاصة بك، سواء كانت تأهيل الموظفين أو تعقب النفقات.
وهذا قبل أن ندخل في التكامل الأصلي مع تطبيقات Office 365 الأخرى مثل Teams أو Planner، مما يجعله أداة تنظيمية مثالية لشخص مطلع على تطبيقات Microsoft..