قد يكون تنظيم المستندات بشكل فعال، وخاصة الطويلة منها، أمرًا صعبًا. باستخدام الميزات المضمنة في مستندات جوجل ، لديك عدة طرق لإنشاء التقارير والمقالات والمقترحات ومستندات الفريق والمزيد بطريقة فعالة.
تحتاج إلى تنظيم المستند بحيث يكون من السهل عرض المعلومات والمسح الضوئي للحصول على التفاصيل. لذلك، دعونا نلقي نظرة على العديد من الميزات الأساسية لتنظيم مستند Google التالي.
1. قم بمسح المستند ضوئيًا باستخدام ملخص ومخطط تفصيلي
تتمثل إحدى أبسط الطرق لإنشاء نظرة عامة على تفاصيل المستند في استخدام ميزات الملخص والمخطط التفصيلي. توجد هذه الأدوات المفيدة خارج المحتوى بحيث لا تشتت انتباهك ويمكن إظهارها أو إخفاؤها بنقرة واحدة.
تتيح لك هذه الميزات التنظيمية تلخيص محتويات مستندك والانتقال إلى القسم الذي تحتاجه باستخدام المخطط التفصيلي الذي تم إنشاؤه تلقائيًا.
إظهار وإغلاق الملخص والمخطط التفصيلي
لعرض الملخص والمخطط التفصيلي، توجه إلى علامة التبويب عرضوحدد إظهار المخطط التفصيلي.
سترى بعد ذلك أيقونة إظهار مخطط المستندفي الجزء العلوي الأيسر من مساحة المستند. حدده لتوسيعه.
عند الانتهاء من الملخص والمخطط التفصيلي، استخدم سهم إغلاق مخطط المستندلإخفائه وعرض رمز إظهار مخطط المستندمرة أخرى.
أضف ملخصًا ومخططًا تفصيليًا
لإضافة ملخص، استخدم علامة الزائدلفتح المربع وإدخال النص.
لتغييره لاحقًا، ما عليك سوى تحديد رمز تعديل(القلم الرصاص).
لاستخدام المخطط التفصيلي، أضف عناوين إلى مستندك (موضح أدناه)، وستظهر في المخطط التفصيلي تلقائيًا. يمكنك بعد ذلك تحديد عنوان للانتقال إلى هذا القسم من المستند.
يمكنك إزالة عنوان معين من المخطط التفصيلي إذا لزم الأمر عن طريق تحديد Xالموجود على يمينه في المخطط التفصيلي..
2. تضمين وتخصيص جدول المحتويات
إذا كنت تريد شيئًا ما ضمن المحتوى الذي يمكن للقراء استخدامه للتنقل في مستندك، فيمكنك إدراج جدول محتويات في محرر مستندات Google. كانت هذه الميزة أساسية، لكن Google قامت بتحسينها بمرور الوقت لجعلها قابلة للتخصيص وجذابة.
أدخل جدول المحتويات
من أجل إنشاء جدول محتويات ، قم بتنظيم قسم المستند باستخدام العناوين. أدخل نصًا للعنوان، وحدده، ثم اختر مستوى العنوان من المربع المنسدل الأنماطفي شريط الأدوات. تظهر هذه العناوين تلقائيًا في الجدول لك.
عندما تكون مستعدًا لإدراج الجدول، ضع المؤشر في المستند في المكان الذي تريده. بعد ذلك، افتح قائمة إدراج، وانتقل إلى جدول المحتويات، واختر نمطًا من نص عادي ومنقط ومرتبط.
اختر التصميم الذي تريد استخدامه، وسيظهر لك الجدول.
تخصيص جدول المحتويات
يمكنك ضبط كيفية ظهور جدول المحتويات وكيفية عمله في محرّر مستندات Google، وهي ميزة رائعة.
لفتح أدوات التحرير، حدد الجدول لعرض شريط الأدوات الصغير. بعد ذلك، استخدم النقاط الثلاثعلى شريط الأدوات لاختيار مزيد من الخيارات.
عند فتح الشريط الجانبي، سترى قسمين للتنسيق ومستويات العناوين.
من المفترض أن تشاهد تحديث تعديلاتك في الوقت الفعلي.
3. العمل بكفاءة مع العناوين القابلة للطي
أضافت Google ميزة مفيدة للغاية إلى "مستندات Google" في أوائل عام 2023 تتيح لك العمل مع المستندات الطويلة أسهل قليلاً. يمكنك طي العناوين وتوسيعها. يعد هذا أمرًا رائعًا للتركيز على أقسام المستند التي تستخدمها أثناء طي الأجزاء التي لا تستخدمها.
حتى كتابة هذه السطور، تعمل العناوين القابلة للطي فقط عند استخدام التخطيط "بلا صفحات". ومن غير الواضح ما إذا كانت الميزة ستنتقل في النهاية إلى تخطيط الصفحات.
لاستخدام التخطيط "بلا صفحات" في مستند جديد أو موجود، انتقل إلى ملفوحدد إعداد الصفحة. ثم اختر Pagelessفي الأعلى وموافقفي الأسفل..
من المفترض أن تشاهد الأسهم الموجودة على يسار العناوين في مستندك. ما عليك سوى استخدام تلك الأسهمأو النقر بزر الماوس الأيمن لطي العناوين وتوسيعها.
4. تتبع المعلومات بسهولة باستخدام اللبنات الأساسية
توفر لك العناصر الأساسية في مُحرر مستندات Google طرقًا سريعة ومريحة لعرض المعلومات باستخدام الجداول وإدخالات النص والقوائم المنسدلة. ما عليك سوى إدخال إحدى هذه الكتل المعبأة مسبقًا وإدخال التفاصيل الخاصة بك في مكان واحد.
يمكنك حاليًا الاختيار من بين أربع مجموعات معدة مسبقًا، بما في ذلك خريطة طريق المنتج، ومتتبع المراجعة، وأصول المشروع، ومتتبع محتوى الإطلاق. يمكنك استخدام Building Block كما هي أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك.
لإدراج كتلة الإنشاء، حدد موقعًا في مستندك وانتقل إلى إدراج>الكتل الأساسية. اختر النوع الذي تريد استخدامه من القائمة المنبثقة.
سترى القالب منبثقًا في مستندك، وهو جاهز للاستخدام. إذا كنت تريد تغيير العناوين لتتناسب مع المحتوى الخاص بك، فيمكنك تعديلها مثل أي نص آخر.
5. إنشاء وإعادة استخدام الكتل المخصصة
إذا كان لديك حساب Google للعمل أو المدرسة المدعوم ، فيمكنك إعداد Building Blocks مخصصة في المستندات. يتيح لك ذلك إنشاء كتلة وحفظها وإعادة استخدامها. يتم حفظ الكتلة في Google Drive كنوع ملف في محرر مستندات Google، بحيث يمكنك استخدامها في المستندات الجديدة في المستقبل أيضًا.
لاستخدام الكتلة الجديدة، اكتب الرمز @ (At) متبوعًا باسم الكتلة واخترها من القائمة التي تظهر.
6. أدخل مقتطفات البرمجة مع كتل التعليمات البرمجية
إذا كان مستندك يحتوي على تعليمات برمجية برمجية مثل Java أو JavaScript أو Python، فيمكنك الاستفادة من التعليمات البرمجية Building Block. يتيح لك هذا قم ببناء التعليمات البرمجية الخاصة بك بدقة في المستند الخاص بك..
انتقل إلى إدراج>Building Blocks، وانتقل إلى Code blockواختر اللغة في القائمة المنبثقة.
عندما تظهر الكتلة الخاصة بك، ما عليك سوى إدخال المقتطف الخاص بك. إذا كنت تريد تغيير لغة البرمجة، استخدم المربع المنسدل الموجود أعلى اليسار. لتحديث الألوان، استخدم رمز التحديثفي أعلى اليمين.
7. التعاون في رسائل البريد الإلكتروني ودعوات التقويم وملاحظات الاجتماع
هناك أداة رائعة أخرى لتنظيم العناصر في محرّر مستندات Google وهي عبارة عن كتلة قالب مضمنة. وتكون هذه مفيدة بشكل خاص إذا كنتم تعملون معًا بشكل تعاوني على رسائل البريد الإلكتروني ودعوات التقويم وملاحظات الاجتماعات.
بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، يمكنك ملء المستلمين والموضوع والرسالة. ثم حدد رمز Gmailلإنشاء المسودة مباشرة في Gmail.
بالنسبة لدعوات التقويم، أدخل العنوان والمدعوين وأوقات البدء والانتهاء والموقع والوصف. استخدم رمز التقويملفتح الحدث في تقويم Google.
بالنسبة لملاحظات الاجتماع، اختر حدثًا من القائمة المنسدلة، وستتلقى قالبًا يحتوي على العنوان والتاريخ والحاضرين مع رموز نقطية للملاحظات ومربعات اختيار لعناصر العمل. استخدم رمز البريد الإلكترونيلإنشاء مسودة تتضمن ملاحظات الاجتماع في Gmail.
الصورة المفقودة
لاستخدام أحد هذه النماذج، انتقل إلى إدراج>Building Blocksواختر خيارًا من القائمة المنبثقة.
8. أدخل التفاصيل باستخدام القائمة المنسدلة
باستخدام العناصر الأساسية المذكورة أعلاه لتتبع المعلومات، يمكنك الاستفادة من القوائم المنسدلة المعدة مسبقًا لمحرر مستندات Google. ومع ذلك، يمكنك إنشاء قائمة منسدلة خاصة بك فقط كما هو الحال في جداول بيانات Google. وهذا مفيد لك أو لقرائك أو المتعاونين معك لإدخال التفاصيل التي تحتاجها بسهولة.
ضع مؤشر الماوس في المكان الذي تريد القائمة فيه، وافتح القائمة إدراج، واختر القائمة المنسدلة.
لاستخدام قائمة منسدلة معدة مسبقًا، اختر واحدة من القسم السفلي.
لإنشاء قائمة خاصة بك، اختر قائمة منسدلة جديدة. ثم أدخل الاسم وقائمة الخيارات. يمكنك اختيار لون بجوار كل عنصر في القائمة، وإضافة المزيد من العناصر، وإعادة ترتيب الترتيب باستخدام السحب والإفلات. عند الانتهاء، حدد حفظ..
ستظهر بعد ذلك القائمة المنسدلة الجديدة، والتي يمكنك إعادة استخدامها بشكل متكرر. ما عليك سوى تحديده من القائمة إدراج>القائمة المنسدلة.
لإجراء تغييرات لاحقًا، افتح القائمة المنسدلة واختر خيارات الإضافة / التعديل.
9. أدخل المعلومات باستخدام الرقائق الذكية
لإدراج جهات الاتصال والأحداث والملفات والمواقع والتواريخ وعرضها بوضوح، يمكنك إدراج الرقائق الذكية في مستنداتك. تظل هذه الأدوات الأنيقة مختصرة ولكنها تتوسع لإظهار التفاصيل وتسمح لك بتنفيذ الإجراءات بنقرة واحدة.
يمكنك إدراج شريحة ذكية عن طريق كتابة الرمز @ متبوعًا باسم العنصر أو بالانتقال إلى إدراج>الشرائح الذكيةواختيار واحدة من القائمة المنبثقة .
بعد إدخال الشريحة، قم بتمرير مؤشر الماوس فوقها أو حددها لعرض المعاينة. تحتوي كل شريحة على تفاصيل وإجراءات مختلفة حسب نوع الشريحة. على سبيل المثال، باستخدام شريحة الملفات الذكية، يمكنك معاينة الملف أو نسخ رابط إليه أو فتحه.
إذا كان لديك حساب Google Workspace المدعوم ، فيمكنك الوصول إلى شرائح ذكية إضافية، بما في ذلك ساعة توقيت، ومؤقت، ومتغيرات قابلة لإعادة الاستخدام.
استفد من هذه الرقائق الذكية لتضمين المعلومات التي تحتاجها مع الحفاظ على المحتوى الخاص بك قصيرًا ورائعًا.
10. إدراج المعادلات بسهولة
هناك فائدة أخرى الأداة التي يقدمها محرّر مستندات Google تتعلق بالمعادلات. سواء كنت طالبًا أو أستاذًا، يمكنك التوقف عن البحث عن الرموز الصحيحة ثم تنسيقها لتناسب مستندك. ما عليك سوى استخدام محرر المعادلات.
لفتح المحرر، انتقل إلى عرض>إظهار شريط أدوات المعادلة. يمكنك أيضًا تحديد إدراج>معادلة. سيظهر شريط أدوات التحرير أعلى المستند.
استخدم المربعات المنسدلة الموجودة في شريط الأدوات لإضافة رموزك. يمكنك استخدام الحروف اليونانية، وعوامل الرياضيات، ورموز العلاقات، والأسهم.
سترى بعد ذلك معادلتك تظهر في مربع نص جميل ومرتب داخل المستند.
بدءًا من الملخص إلى جدول التتبع إلى القائمة المنسدلة إلى الشريحة التفصيلية، يمكنك تنظيم مستندات Google الخاصة بك بعدة طرق لتلبية احتياجاتك. أي من هذه الميزات ستصبح المفضلة لديك بسرعة؟.
للاطلاع على البرامج التعليمية ذات الصلة بتطبيقات Google الأخرى، اطلع على كيفية قم بتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية لملفاتك في Google Drive.
.