كيفية استخدام دمج المراسلات في Word لإنشاء رسائل وتسميات ومغلفات

يعد دمج المراسلات إحدى ميزات Microsoft Word التي تساعدك على تنظيم إنشاء أحرف مخصصة ، وملصقات ، ومغلفات ، ورسائل بريد إلكتروني ، ودليل. نظرًا لأن دمج البريد ليس من بين ميزات MS Word الأكثر استخدامًا ، فقد لا يعرف بعض المستخدمين كيفية القيام بدمج البريد في Word لإنشاء أحرف وملصقات وأظرف.

إذا كنت تحاول توفير الوقت الذي تقضيه في إضفاء الطابع الشخصي يدويًا على كل حرف أو تسمية أو مستندات أخرى ، فيمكن أن يكون دمج البريد مفيدًا. حتى إذا لم تحاول أبدًا إنشاء خطاب دمج مراسلات ، فإن العملية بسيطة جدًا ، وسنرشدك خلال كل خطوة أدناه.

كيفية إنشاء رسائل دمج المراسلات

Microsoft يحتوي Word على معالج يرشدك خلال إنشاء رسائل دمج المراسلات. سيطلب المعالج الحرف الذي ترغب في استخدامه ومستلمي الحرف على طول الطريق ، لذا تأكد من أن لديك قائمة بالمستلمين جاهزة للإدراج. إذا لم تقم بذلك ، فلا داعي للقلق ، يمكنك دائمًا إضافة قائمة بالمستلمين يدويًا.

  1. افتح مستند Word واكتب رسالتك. اترك العناصر الشخصية (على سبيل المثال ، العنوان ، الاسم ، المدينة ، إلخ). في الوقت الحالي ، يمكنك ترك مساحة فارغة للمكان الذي تريد إدراج هذه العناصر فيه ، مثل:
    1. متى القالب جاهز ، حدد المراسلات>بدء دمج المراسلات>معالج دمج المراسلات خطوة بخطوةمن الشريط العلوي.
      1. سيظهر جزء جديد على طول الحد الأيمن لنافذة برنامج MS Word. هذا هو المعالج الذي سيرشدك خلال العملية. كخطوة أولى ، ستحتاج إلى تحديد نوع المستند الذي تعمل عليه. حدد رسائلواختر التالي: مستند البداية.
        1. ستحتاج إلى اختيار المستند الذي تريد استخدامه لدمج البريد في المرة التالية.
          إذا كنت قد كتبت بالفعل بعض المحتوى لرسالتك ، فحدد استخدام المستند الحالي.
          إذا كنت تريد استخدام نموذج جاهز للاستخدام ، فحدد البدء من نموذج.عندما تختار مستند البداية ، انقر على تحديد المستلمين.
          1. الخطوة التالية هي اختيار المستلمين. بافتراض أن لديك ورقة Excel مليئة ببيانات المستلم ، يمكنك استيراد البيانات عن طريق تحديد الخيار استخدام ملف موجودوتحديد تصفحمن القسم التالي.

            2. انتقل إلى الورقة التي تحتوي على قائمة المستلمين باستخدام المستكشف ، وحدد الورقة وحدد فتح.

            عند تحديد الورقة ، سترى نافذة تحديد جدول. حدد الجدول (الجداول) ذات الصلة. تأكد من تحديد المربع بجوار النص يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس أعمدةإذا كان هذا صحيحًا لبياناتك ، وحدد موافق.

            بعد ذلك ، سترى قائمة المستلمين التي سيستخدمها Word في الدمج. إذا كان كل شيء يبدو على ما يرام ، فحدد موافق.

            عند إضافة ورقة Excel ، حدد التالي: اكتب رسالتك.

            1. أنت الآن جاهز لإضافة عناصر نائبة في رسالتك. أحضر المؤشر إلى المكان الذي تريد إضافة العنصر النائب فيه وحدد المزيد من العناصرمن جزء دمج المراسلات.

              2. العنصر سيتم فتح مربع الحوار "إدراج حقل دمج" حيث يمكنك تحديد العنصر النائب ذي الصلة وتحديد إدراجلإضافته إلى رسالتك.

              1. بعد إدخال جميع حقول الدمج ، حدد التالي: معاينة رسائلك.

                2. سيُظهر لك هذا معاينة لجميع الرسائل التي تم إنشاؤها باستخدام دمج البريد. يمكنك استخدام أزرار الأسهم في جزء دمج المراسلات لتبديل معاينة الأحرف.

                1. حدد التالي: إكمال الدمج . في الخطوة التالية ، حدد إما طباعة(إذا كنت تريد طباعة كل الأحرف) أو تعديل الأحرف الفردية>الكل(إذا كنت تريد لدمج الأحرف في مستند واحد).

                  2. كيفية إنشاء ملصقات دمج المراسلات

                  من الجيد دائمًا تجميع قائمة بريدية مرتبة في ورقة Excel حتى لا تشعر بالدوار عندما تحتاج إلى تفاصيل بريدية لشخص ما. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في طباعة الملصقات ، فلن يؤدي تجميع أوراق Excel إلى قطعها. بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء تسميات دمج المراسلات في برنامج MS Word.

                  1. إذا كان لديك بالفعل ورقة Excel تحتوي على تفاصيل بريدية ، فيمكنك التخطي إلى الخطوة التالية. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتنظيم قائمتك البريدية على ورقة Excel. أضف بعض العناوين (الاسم الأول ، واسم العائلة ، والعنوان ، وما إلى ذلك) واحصل على قائمة مرتبة.
                  2. انتقل إلى MS Word. استخدم المعالج لإنشاء الملصقات. افتح مستندًا فارغًا وحدد المراسلات>تحديد دمج المراسلات>معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.
                    1. حدد التصنيفاتثم التالي: مستند البداية.
                      1. في الشاشة التالية ، حدد تغيير تنسيق المستند. بعد ذلك ، حدد خيارات التصنيفلتعيين رقم المنتج والعلامة التجارية.

                        2. بمجرد تحديد موافق، سترى التسميات الموضحة في المستند الخاص بك. إذا لم تقم بذلك ، فانتقل إلى تصميم الجدول>الحدودوحدد عرض خطوط الشبكة.

                        1. ارجع إلى علامة التبويب المراسلاتفي MS Word وحدد تحديد المستلمين>استخدام قائمة موجودة.

                          2. انتقل إلى ملف Excel الذي يحتوي على قائمة البريد. حدد الملف وحدد فتح.

                          1. سترى تحديد الجدولنافذة. إذا كان لديك أوراق متعددة في مصنفك ، فسترى أكثر من عنصر واحد هنا. حدد القائمة التي تحتوي على قائمتك البريدية. حدد المربع بجوار النص يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة ،وحدد موافق.
                            1. يقوم برنامج MS Word باستيراد القائمة البريدية. حدد كتلة العنوان. انظر إلى المعاينة على اليمين.

                              2. إذا كانت لا تبدو بالشكل الذي تريده ، فحدد مطابقة الحقول.تأكد من أن جميع التفاصيل تتوافق مع العنوان المناسب من ورقة العمل الخاصة بك وحدد موافق.

                              انظر إلى المعاينة مرة أخرى. إذا كان يبدو جيدًا ، فحدد موافق.

                              1. سترى الآن <>في التصنيف . انتقل إلى المراسلات البريدية>تحديث الملصقاتلإضافة <>إلى جميع التصنيفات.
                                1. التسميات جاهزة الآن للدمج. انتقل إلى مراسلات البريد>إنهاء ودمج>تحرير المستندات الفردية.

                                  2. سترى نافذة صغيرة منبثقة. حدد الكلثم موافق.

                                  1. سترى الآن جميع تسمياتك مدمجة.

                                    2. كيفية إنشاء مغلفات دمج المراسلات

                                    غالبًا ما يكون إنشاء مغلفات دمج المراسلات هو نفسه بالنسبة للتسميات ، ولكن مع بعض التعديلات.

                                    مرة أخرى ، انقر على المراسلات>بدء دمج المراسلات>معالج دمج البريد خطوة بخطوة، ولكن هذه المرة ، حدد مغلفاتثم حدد التالي: بدء المستندمن الأسفل.

                                    1. ستكون طلب تحديد مستند البداية. حدد خيارات المغلفلتحديد حجم المغلف وموضع عنوان التسليم / المرسل (راجع الخطوة التالية) ، وحدد التالي: تحديد المستلمين.
                                      1. عند تحديد خيارات المغلف، سترى نافذة صغيرة منبثقة. حدد حجم المغلف المفضل لديك وحدد الخط وموضع التسليم وعنوان الإرجاع.
                                        1. الخطوة التالية في المعالج هو تحديد المستلمين. حدد استخدام قائمة حالية(على افتراض أن لديك بالفعل ورقة Excel تحتوي على بيانات المستلم) ، وحدد تصفحللبحث عن الملف .حدد الملف ذي الصلة وانقر على التالي: ترتيب المغلف.
                                          1. في شاشتك التالية ، حدد كتلة العنوان، انظر إلى المعاينة للتأكد من ذلك يبدو أنك تريده ، وحدد موافق.

                                            2. سترى الآن <>تظهر على المغلف.

                                            1. حدد التالي: معاينة مغلفاتك. سترى نفس المعاينة التي رأيتها في الخطوة السابقة ولكن في المستند الخاص بك. يمكنك استخدام أزرار الأسهم في جزء المعالج للتبديل بين المغلفات.

                                              2. أظرفك جاهزة الآن للدمج. حدد التالي: إكمال الدمج.

                                              1. في الشاشة التالية ، سترى خيارًا تحرير المغلفات الفردية. حدده ، وحدد الكللدمج جميع السجلات ، وحدد موافق.

                                                2. سترى الآن جميع المغلفات مدمجة في مستند واحد.

                                                الطباعة المجمعة ورسائل البريد الإلكتروني أصبحت سهلة

                                                يمكن أن يوفر لك استخدام دمج البريد الكثير من الوقت الذي ستقضيه في تخصيص الحروف أو الملصقات أو الأظرف. هذا ليس كل ما يمكنك فعله باستخدام برنامج MS Word. يمكنك أيضًا إنشاء بطاقات ترحيبية و كتيبات و بطاقات الفهرسة.

                                                كان دمج البريد موجودًا منذ فترة ، ولكن إذا كنت تتطلع إلى جعل عملياتك فعالة ، قدم Microsoft Office 2019 بعض الميزات الرائعة قد ترغب في إلقاء نظرة عليها.

                                                المنشورات ذات الصلة:

                                                4 طرق لإجراء استطلاع Microsoft Teams أثناء الاجتماعات كيفية إنشاء مخططات جانت في Microsoft Excel الدليل النهائي لإصلاح ملف Word تالف أو تالف كيفية تغيير الخلفية في Microsoft Teams كيفية إنشاء ملصقات في Word من جدول بيانات Excel 13 نصيحة وحيلة من OneNote لتنظيم ملاحظاتك بشكل أفضل OneDrive للمدرسة أو العمل: 8 نصائح للمبتدئين

                                                6.10.2021