كيفية إنشاء القواعد في مايكروسوفت أوتلوك

تُعد القواعد الموجودة في Microsoft Outlook مثالية لتنفيذ الإجراءات تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك القيام بأشياء مثل النقل أو وضع علامة أو الرد على رسائل معينة دون عمل يدوي. ولمساعدتك على مواكبة البريد الوارد المتنامي، سنوضح لك كيفية إنشاء قواعد في Outlook.

نظرًا لأنه يمكنك إنشاء قواعد Outlook على أنظمة التشغيل Windows وMac والويب، فسوف نغطي إعدادها على كل نظام أساسي. فقط لاحظ أن الشروط والإجراءات المتاحة تختلف.

كيفية إنشاء القواعد في Outlook على نظام التشغيل Windows

تتوفر مجموعة الشروط والإجراءات الأكثر صحة للقواعد في Outlook على نظام التشغيل Windows. لشرح كيفية إنشاء القاعدة بشكل أكثر فعالية، فلننتقل إلى إعداد بعض القواعد شائعة الاستخدام.

يمنحك إعداد قاعدة فارغة من البداية أكبر قدر من المرونة لأنه يمكنك اختيار أكثر من شرط وإجراء واحد. بالإضافة إلى ذلك، فإن معالج القواعد يطالبك طوال الطريق.

افتح Outlook، وانتقل إلى علامة التبويب ملف، وحدد إدارة القواعد والتنبيهاتفي قسم المعلومات.

عندما يظهر مربع الحوار "القواعد والتنبيهات"، افتح علامة التبويب قواعد البريد الإلكترونيواختر حسابًا في الأعلى إذا كان لديك أكثر من حساب. ثم اختر قاعدة جديدة.

يمكنك بعد ذلك إعداد قاعدتك باستخدام الإرشادات الواردة أدناه لنقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد، أو وضع علامة عليها للمتابعة، أو إرسال ردود تلقائية. يمكنك بدلاً من ذلك تجربة قاعدة مختلفة قد تجدها مفيدة مثل إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا.

نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد

في معالج القواعد، حدد أحد خيارات النقل في الأعلى. يمكنك نقل الرسائل إلى مجلد معين بناءً على المرسل أو الكلمات المضمنة أو رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها بدلاً من تلقيها.

  1. على سبيل المثال، سنختار نقل الرسائل التي تحتوي على كلمات محددة في الموضوع إلى مجلد.
  2. في الجزء السفلي، حدد العناصر التي تحتها خط وباللون الأزرق لتحديد الحالة والإجراء.
  3. اختر كلمات محددةوأدخل الكلمات التي تريد البحث عنها في سطر الموضوع.
  4. اختر محددلاختيار المجلد الذي تريد نقل الرسائل إليه.
    1. ثم حدد التالي.
    2. ستظهر لك قائمة بالشروط مع وضع علامة على الشرط الذي اخترته للتو تلقائيًا. يمكنك اختيار معايير إضافية لرسائل البريد الإلكتروني إذا أردت. على سبيل المثال، قد ترغب أيضًا في تطبيق القاعدة على الرسائل المرسلة إليك فقط. حدد التالي..
      1. ستظهر بعد ذلك قائمة بالإجراءات التي تم تحديد الإجراء الذي اخترته لك. كما هو الحال مع الشروط المذكورة أعلاه، يمكنك اختيار إجراءات إضافية إذا كنت ترغب في ذلك. على سبيل المثال، قد ترغب أيضًا في وضع علامة على الرسالة كمقروءة عند نقلها. حدد التالي.
        1. سترى بعد ذلك قائمة بالاستثناءات. يمكنك اختياريًا استبعاد رسائل بريد إلكتروني معينة من القاعدة. على سبيل المثال، قد لا ترغب في إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات إلى المجلد. حدد التالي.
          1. في الشاشة النهائية للقاعدة، عليك أولاً أن تعطيها اسمًا في الأعلى، ثم تحدد مربع الاختيار تشغيل هذه القاعدة. اختياريًا، يمكنك تحديد المربعات لتشغيل هذه القاعدة الآن على بريدك الوارد أو استخدام القاعدة لجميع حسابات البريد الإلكتروني.
            1. عند الانتهاء، قم بتأكيد إعداد القاعدة في المربع الموجود بالأسفل والذي يعرض لك الشرط (الشروط) والإجراء (الإجراءات). حدد إنهاءلحفظ القاعدة وتمكينها.
              1. قم بتأكيد علامة الاختيار بجوار قاعدتك الجديدة في مربع القواعد والتنبيهات وحدد موافق.

                2. وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة

                هناك قاعدة أخرى مفيدة في Outlook وهي وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. يمكنك اختيار العلم وتوقيت المتابعة.

                1. اتبع نفس العملية أعلاه لإنشاء قاعدة جديدةوفتح معالج القواعد.
                2. ثم اختر وضع علامة على الرسائل الواردة من شخص ما للمتابعة.
                3. في الجزء السفلي، حدد العنصر الذي تحته خط وباللون الأزرق لتحديد الحالة والإجراء.
                4. اختر أشخاص أو مجموعة عامةلاختيار جهة الاتصال.
                5. اختر متابعة في هذا الوقتلاختيار العلم والتوقيت.
                  1. ثم حدد التالي.
                  2. تمامًا مثل القاعدة المذكورة أعلاه، يرشدك معالج القواعد عبر الشروط والإجراءات والاستثناءات التي يمكنك تأكيدها والإضافة إليها لقاعدتك. ثم قم بالاسم والتمكين والانتهاء.

                    3. الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني

                    هناك قاعدة أخرى قد تجدها مفيدة وهي الرد التلقائي، والذي يشبه رسالة خارج المكتب ولكن بمزيد من المرونة. يمكنك استخدام قالب Outlook معين أو إنشاء رسالة رد لرسائل بريد إلكتروني محددة..

                    1. اتبع نفس العملية أعلاه لإنشاء قاعدة جديدةوفتح معالج القواعد. ثم اختر تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاهاوحدد التالي.
                      1. اختر الشروط التي تريد استخدامها لرسائل البريد الإلكتروني المستلمة. يمكنك تطبيق القاعدة على مرسلين محددين، بكلمات محددة، عند استلامها في فترة زمنية، أو أي شرط آخر تريده. حدد التالي.
                        1. اختر إما الرد باستخدام قالب محددأو الطلب من الخادم الرد باستخدام رسالة محددةحسب تفضيلاتك. بعد ذلك، حدد النص الأزرق الذي تحته خط في الأسفل وفقًا للخيار الذي تختاره وحدد التاليعند الانتهاء.
                        2. الرد باستخدام نموذج محدد: اختر نموذجًا محددًالاختيار النموذج الذي تريده.
                          1. طلب رد الخادم باستخدام رسالة محددة: اختر رسالة محددة، وأدخل الرسالة في المربع الذي يظهر، ثم حدد حفظ وإغلاق>.
                            1. ضع علامة على أي استثناءات تريد تضمينها، وحدد التالي، وأنهِ القاعدة عن طريق تسميتها وتمكينها وحفظها باستخدام الزر إنهاء.

                              2. كيفية إنشاء القواعد في Outlook على نظام Mac

                              إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز Mac، فيمكنك إعداد قواعد البريد الوارد هناك بسهولة على الرغم من أن الشروط والإجراءات محدودة بعض الشيء مقارنة بنظام Windows.

                              1. افتح Outlookوحدد Outlook>الإعداداتفي شريط القائمة.
                              2. اختر القواعدفي النافذة المنبثقة.
                                1. اختر حسابًا على اليسار إذا كان لديك أكثر من حساب وحدد زر علامة الزائدعلى اليمين.
                                  1. أدخل اسم القاعدةفي الجزء العلوي.
                                  2. ثم قم بإعداد الشرط الأول باستخدام المربعات المنسدلة. اعتمادا على ما تختاره، قد تحتاج إلى إضافة إلى الشرط. على سبيل المثال، إذا اخترت تاريخ الاستلام، فسوف تقوم بإدخال التاريخ (التواريخ).
                                    1. بعد ذلك، اختر الإجراء باستخدام تلك المربعات المنسدلة. مرة أخرى، قد تحتاج إلى إضافة إلى الإجراء. على سبيل المثال، إذا اخترت نقل إلى المجلد، فستحدد المجلد..
                                      1. لإضافة شرط أو إجراء آخر، حدد علامة الزائدعلى اليمين أو لإضافة استثناء، حدد علامة الزائدبجوار باستثناء إذاSpan>.
                                        1. اختياريًا، حدد المربع لعدم تطبيق قواعد أخرى تستوفي نفس الشروط. تأكد من تحديد المربع ممكّنفي الجزء السفلي الأيسر واختر موافقلحفظ القاعدة.

                                          2. كيفية إنشاء القواعد في Outlook على الويب

                                          لإنشاء قاعدة في أوتلوك على الويب ، توجه إلى موقع الويب وقم بتسجيل الدخول. وستشاهد شروطًا وإجراءات مشابهة لتلك الموجودة في Outlook على نظام التشغيل Mac.

                                          1. حدد رمز الإعدادات(الترس) في الجزء العلوي الأيسر واختر عرض جميع إعدادات Outlookفي الشريط الجانبي الذي يظهر.
                                            1. في النافذة المنبثقة، اختر البريدفي أقصى اليسار والقواعدعلى اليمين.
                                            2. في الجزء العلوي، حدد إضافة قاعدة جديدة.
                                              1. أدخل اسمًا لقاعدتك، ثم استخدم مربع إضافة شرطلاختيار المعيار. اعتمادا على الشرط الذي تحدده، قد تحتاج إلى إضافة إليه. على سبيل المثال، إذا اخترت من، سيُطلب منك تقديم المرسل على اليمين.
                                                1. استخدم مربع إضافة إجراءلاختيار إجراء. مرة أخرى، قد تتم مطالبتك بالإضافة إلى الإجراء. على سبيل المثال، إذا اخترت نقل إلى، فسيُطلب منك تقديم اسم المجلد أو انشاء مجلد جديد.
                                                  1. يمكنك استخدام الخيارات باللون الأزرق لإضافة شرط آخر أو إجراء آخر أو تضمين استثناءات كما تريد.
                                                    1. اختياريًا، يمكنك تحديد المربعات لإيقاف معالجة المزيد من القواعد وتشغيل القاعدة في بريدك الوارد على الفور.
                                                    2. عند الانتهاء، حدد حفظ.

                                                      3. هل ستتبع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك القواعد؟

                                                      من خلال إنشاء قواعد البريد الإلكتروني في Outlook، يمكنك تقليل الوقت الذي تستغرقه لتنظيم رسائلك، أو تذكر المتابعة، أو الرد على رسائل بريد إلكتروني معينة. إذا واجهت مشكلة، قم بإلقاء نظرة على هذه إصلاحات عندما لا تعمل قواعد البريد الإلكتروني في Outlook.

                                                      .

                                                      المنشورات ذات الصلة:

                                                      كيفية إعداد واستخدام المخطط التنظيمي لـ Microsoft Teams كيفية الحفاظ على حالة Microsoft Teams باللون الأخضر في جميع الأوقات كيفية عمل نسخة من ورقة عمل أو مصنف Excel الميكروفون أو الصوت لا يعمل في Microsoft Teams؟ 9 إصلاحات للمحاولة كيفية إزالة فواصل الأقسام في مايكروسوفت وورد كيفية إنشاء واستخدام رمز Microsoft Teams كيفية إدارة أو إيقاف تشغيل إشعارات Microsoft Teams

                                                      1.05.2023