كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في مايكروسوفت أوتلوك

إذا كانت لديك رسائل بريد إلكتروني لم تعد بحاجة إليها، ولكنك لا تريد بالضرورة حذفها، فيمكنك وضعها في الأرشيف. في Microsoft Outlook، لديك عدة طرق لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا أو تلقائيًا لإزالتها من الطريق.

سنوضح لك كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على سطح المكتب والويب وجهازك المحمول. بغض النظر عن المكان الذي تستخدم فيه Outlook كثيرًا، يمكنك إفساح المجال للرسائل الجديدة.

حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

بالنسبة إلى Microsoft 365 وحسابات Exchange وOutlook على الويب، لديك مجلد أرشيف افتراضي. مع حسابات خادم Exchange، قد يتم تطبيق سياسات الاحتفاظ. بالنسبة لحسابات POP وIMAP، يمكنك إنشاء مجلد أرشيف.

باستخدام مجلد الأرشيف، يمكنك استرداد أي رسائل بريد إلكتروني تنقلها إليه لاحقًا إذا لزم الأمر.

عند نقل العناصر إلى مجلد الأرشيف باستخدام الزر كما هو موضح أدناه، لا يؤدي ذلك إلى تقليل حجم البريد الوارد الخاص بك. إذا كنت مهتمًا بالمساحة، فيمكنك إنشاء ملف بيانات Outlook (.pst) منفصل عند استخدام Windows وهو ما سنشرحه أدناه.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على نظام التشغيل Windows

يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا في Outlook على نظام التشغيل Windows أو استخدام إحدى ميزات الأرشفة التلقائية المتوفرة. قد تختلف ميزات الأرشفة التلقائية هذه وفقًا لإصدار Outlook الذي تستخدمه.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا على نظام التشغيل Windows

يمكنك أرشفة واحدة أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني يدويًا بعدة طرق مختلفة على نظام التشغيل Windows.

ابدأ بتحديد البريد الإلكتروني (عناوين) البريد الإلكتروني بإحدى الطرق التالية:

بالنسبة لرسالة بريد إلكتروني واحدة، ما عليك سوى تحديدها.

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المتجاورة، اختر الرسالة الأولى، واضغط باستمرار على الزر Shift، ثم اختر الرسالة الأخيرة في النطاق.

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني غير المتجاورة، اختر واحدة، ثم اضغط مع الاستمرار على Ctrl، واختر كل واحدة إضافية.

بمجرد تحديد البريد الإلكتروني الذي تريد أرشفته، قم بأحد الإجراءات التالية:

اسحب رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد الأرشيف.

اختر أرشفةفي الشريط الموجود على علامة التبويب الصفحة الرئيسيةأو الرسالة.

انقر بزر الماوس الأيمن واختر أرشيف.

استخدم مفتاح Backspace.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا على نظام التشغيل Windows

في نظام التشغيل Windows، يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة تلقائيًا عن طريق إجراء تنظيف لصندوق البريد أو إعداد الأرشفة التلقائية للتشغيل بين الحين والآخر..

إجراء تنظيف البريد الوارد

يمكنك نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى ملف بيانات Outlook توفير المساحة وتنظيف صندوق البريد الخاص بك بضربة واحدة.

حدد ملف>المعلومات. وبعد ذلك، افتح قائمة الأدواتواختر تنظيف العناصر القديمة.

اختر صندوق البريد الوارد لحساب البريد الإلكتروني والمجلد والمجلدات الفرعية التي تريد إجراء الصيانة عليها واختر تاريخًا في المربع المنسدل الموجود أسفله. اختياريًا، حدد المربع لتضمين رسائل البريد الإلكتروني "عدم الأرشفة التلقائية".

يمكنك رؤية مسار الملف لموقع ملف الأرشيف بحيث يمكنك الوصول إليه بسهولة لاحقًا إذا لزم الأمر. ألقِ نظرة على هذه الطرق الوصول إلى ملف PST إذا واجهت مشكلة.

اختر موافقلإجراء عملية التنظيف.

إعداد الأرشفة التلقائية

لأرشفة العناصر تلقائيًا وفقًا لجدول زمني، يمكنك إعداد خيار الأرشفة التلقائية.

حدد ملف>الخيارات. اختر متقدمعلى اليسار وإعدادات الأرشفة التلقائيةعلى اليمين.

حدد المربع الموجود بالأعلى لمعرفة عدد المرات التي تريد فيها تشغيل الأرشفة التلقائية وأدخل التوقيت في المربع. اختياريًا، يمكنك تحديد مربع الاختيار ليتم مطالبتك به قبل تشغيله.

في قسم "أثناء الأرشفة التلقائية"، حدد مربع أرشفة العناصر القديمة أو حذفهاثم اختر عمر رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك بعد ذلك اختيار نقل العناصر إلى ملف بيانات Outlook أو حذف العناصر نهائيًا.

اختياريًا، حدد الزر لتطبيق الإعدادات على جميع مجلداتك ثم موافقلإكمال الإعداد. اختر موافقفي نافذة خيارات Outlook لحفظ التغيير.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على نظام Mac

يمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا وتلقائيًا في Outlook على نظام التشغيل Mac، على الرغم من أن الأمر يختلف قليلاً عن نظام التشغيل Windows.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا على نظام Mac

يمكنك أرشفة واحدة أو أكثر من رسائل البريد الإلكتروني يدويًا بعدة طرق مختلفة على جهاز Mac الخاص بك.

ابدأ بتحديد البريد الإلكتروني (عناوين) البريد الإلكتروني بإحدى الطرق التالية:

بالنسبة لرسالة بريد إلكتروني واحدة، ما عليك سوى تحديدها..

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المتجاورة، اختر الرسالة الأولى، واضغط باستمرار على الزر Shift، ثم اختر الرسالة الأخيرة في النطاق.

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني غير المتجاورة، اختر واحدة، ثم اضغط مع الاستمرار على Command، ثم اختر كل واحدة إضافية.

بمجرد تحديد البريد الإلكتروني الذي تريد أرشفته، قم بأحد الإجراءات التالية:

حدد الرسالة>الأرشفةفي شريط القائمة.

اختر أرشفةفي الشريط الموجود في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

انقر بزر الماوس الأيمن واختر أرشيف.

حدد زر الأرشفة(المربع) الموجود على اليمين في البريد الوارد.

استخدم اختصار لوحة المفاتيح Control + E.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا على نظام Mac

على الرغم من عدم وجود خيار أرشفة تلقائية في Outlook على نظام التشغيل Mac، إلا أنه يوجد حل بديل قد يناسبك. يمكنك إعداد قاعدة لأرشفة رسائل بريد إلكتروني معينة بناءً على التاريخ.

افتح Outlook وحدد Outlook>الإعداداتمن شريط القائمة.

اختر القواعدفي النافذة التي تظهر.

على يمين الشاشة التالية، اختر حسابًا إذا كان لديك أكثر من حساب.

على اليسار، حدد زر علامة الزائدفي الأسفل لإضافة قاعدة جديدة.

أدخل اسم القاعدةفي الجزء العلوي.

بالنسبة للشرط، استخدم المربع المنسدل الموجود على اليسار لاختيار نوع الشرط. يمكنك تحديد تاريخ الاستلاملتأسيس قاعدتك على التاريخ. إلى اليسار، أدخل نطاقًا زمنيًا أو استخدم الحقل قبل التاريخلإدخال تاريخ في الماضي.

ملاحظة: ضع في اعتبارك أنه مع مرور الوقت، قد ترغب في تحديث هذه القاعدة لتشمل تاريخًا جديدًا.

بالنسبة للإجراء، اختر نقل إلى المجلدفي المربع المنسدل الأول واختر أرشيففي القائمة الموجودة على اليمين.

اختياريًا، استخدم علامة الجمع بجوار إلا إذابالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، يجب على القاعدة تجنبها أو حدد المربع أدناه لتجاهل القواعد الأخرى التي تستوفي نفس الشروط.

تأكد من تحديد المربع ممكّنوحدد موافقلحفظ القاعدة..

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على الويب

تشبه أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في أوتلوك على الويب تلك الموجودة في إصدارات سطح المكتب.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا على الويب

بالنسبة لرسالة بريد إلكتروني واحدة، حددها أو حدد المربع الموجود على اليسار.

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني المتجاورة، اختر الرسالة الأولى، واضغط باستمرار على الزر Shift، ثم اختر الرسالة الأخيرة في النطاق.

بالنسبة لمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني غير المتجاورة، اختر واحدة، ثم اضغط مع الاستمرار على الزر Ctrl(في Windows) أو Command(في Mac)، واختر كل واحدة إضافية.

بمجرد تحديد البريد الإلكتروني الذي تريد أرشفته، قم بأحد الإجراءات التالية:

اختر أرشيففي شريط الأدوات الموجود في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

انقر بزر الماوس الأيمن واختر أرشيف.

حدد زر الأرشفة(المربع) الموجود على اليمين في البريد الوارد.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني على الويب تلقائيًا

كما هو الحال في نظام التشغيل Mac، لا توجد حاليًا ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook على الويب. وبدلاً من ذلك، يمكنك إعداد قاعدة تعتمد على التاريخ.

حدد رمز الترسفي الجزء العلوي الأيسر واختر عرض جميع إعدادات Outlookفي الشريط الجانبي الذي يظهر.

في أقصى اليسار، اختر البريدوعلى اليمين، اختر القواعد. ثم اختر إضافة قاعدة جديدة.

أدخل اسمًا لقاعدتك في الأعلى.

أسفل إضافة شرط، استخدم القائمة المنسدلة لاختيار قبل. ثم أضف التاريخ إلى اليمين.

ملاحظة: كما هو الحال في نظام Mac، قد ترغب في تحديث هذه القاعدة لاحقًا لتضمين تاريخ جديد.

أسفل إضافة إجراء، استخدم القائمة المنسدلة لاختيار نقل إلى. ثم حدد أرشيفعلى اليمين.

اختياريًا، حدد إضافةاستثناءلرسائل البريد الإلكتروني التي يجب أن تتجنبها القاعدة وحدد المربع لإيقاف معالجة المزيد من القواعد.

لتشغيل القاعدة على الفور في بريدك الوارد، حدد مربع الاختيار تشغيل القاعدة الآن. ثم حدد حفظ.

أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على Android وiPhone

إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز Android أو iPhone الخاص بك ، فيمكنك أرشفة رسائل البريد الإلكتروني هناك أيضًا. في الوقت الحالي، لا توجد ميزة الأرشفة التلقائية، ولكن لديك عدة طرق لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا..

لأرشفة بريد إلكتروني واحد، يمكنك استخدام إجراء التمرير السريع. قم بتحريك البريد الإلكتروني من اليسار إلى اليمين أو العكس وفقًا لإعدادك وحدد رمز الأرشيف. وبدلاً من ذلك، افتح البريد الإلكتروني وانقر على أيقونة الأرشيففي الجزء العلوي.

لأرشفة عدة رسائل بريد إلكتروني في بريدك الوارد، انقر مع الاستمرار على بريد إلكتروني واحد وستظهر لك شاشة التحديد. اختر رسائل البريد الإلكتروني المتبقية ثم اضغط على أيقونة الأرشيففي الجزء العلوي (Android) أو السفلي (iPhone).

من السهل التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني القديمة غير الضرورية في Outlook على أنظمة التشغيل Windows وMac والويب وجهازك المحمول. الآن بعد أن تعرفت على كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook، راجع طرق حل مشكلة عدم فتح Outlook.

.

المنشورات ذات الصلة: